ecoDMS & ecoMailz Archiv

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Mit ecoDMS erhalten Sie ein modernes Archivsystem mit dem Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden.

ecoDMS 18.09 als Archivsystem macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Ihr weiteres Zutun klassifiziert werden.

Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.

Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

ecoDMS speichert alle Daten sicher in Containern und einer Datenbank. Es werden keine Informationen auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder „einfach manipulierbar“ auf dem Dateisystem gespeichert. Das gesamte System befindet sich in Ihrem Installationsort.

Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.

Das bietet Ihnen ecoDMS unter anderem

  • Plattformunabhängiges Client-Server-System
    • Server-Komponente mit einem modernen Container-Speichersystem und postgreSQL-Datenbank
    • Vollumfänglicher Desktop-Client für den Computer
    • Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet
  • Unendliches Speichervolumen (den Speicherplatz gibt Ihre technische Systemumgebung vor)
  • Beliebige Dateiformate archivieren
    • z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
  • Automatische Texterkennung mittels Volltextindizierung durch die OCR „Tesseract“
  • Viele intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten
    • z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
  • Automatische Archivierung und Klassifizierung mittels Klassifizierungsvorlagen, erstellt mit dem integrierten Vorlagen Designer
  • Papierdokumente scannen und archivieren
  • Flotte Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
  • PDF Editor mit Stempelfunktion
  • Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
  • Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
  • Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung
  • Verbindung mit LDAP und Active Directory
  • Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
  • Versionsverwaltung
  • Revisionskonforme Dokumentenhistorie
  • Komfortable Funktion für Backup & Restore
  • Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit Lebenslanger-Lizenzpreis-Garantie
  • Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen

Dies ist nun ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen dieses Dokumenten-Management-Systems und testen Sie die Software kostenlos. Wir können Ihnen übrigens ecoDMS und ecoMailz auch auf einem NAS installieren, so das Ihre Daten sicher sind und nicht Ihren Server belasten!

Gerne erstellen wir Ihnen auch ein Angebot zur Einrichtung, Kategorisierung Ihrer Dokumente. Sie müssen keine Kopfschmerzen haben, sondern können auf unsere Erfahrung als Qualifzierter Partner setzen, der Ihnen auch gerne Anbindungen an andere Systeme wie z.B. Tobit oder JTL Warenwirtschaften programmieren oder einrichten kann!

Die Lizenzen für ecoDMS 18 – in der aktuellsten Version – können Sie übrigens auch in unserem Shop bestellen: ecoDMS kaufen

ecoDMS und ecoMailz Qualifizierter Händler in Recklinghausen: Karley

ecoMAILZ Version 17.08

Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. 

Alle Daten liegen sicher beim Ihnen in Containern und nicht auf fremden Servern in der Cloud oder „einfach manipulierbar“ auf dem Dateisystem. ecoMAILZ bietet volle Funktionalität für wenig Geld.

Die Lizenzen für ecoMailz 17 – in der aktuellsten Version – können Sie übrigens auch in unserem Shop bestellen: ecoMailz 17 kaufen

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Aktuelle News zu ecoDMS und ecoMailz von Ihrem Partner in Recklinghausen:

Karley AnhangExporter zur automatischen Rechnungsarchivierung

August 28, 2019

Heute haben wir eine neue kostenlose Software veröffentlicht: Karley AnhangExporter (Englisch: E-Mail Attachment Extractor) – ein kleiner Dienst zur automatischen Rechnungsarchivierung eingehender Rechnung als Anhang zu Mails in Tobit David nach ecoDMS. Unsere Software ermöglicht es Ihnen den Archivierungsvorgang aus Tobit David zu automatisieren. Der Karley AnhangExporter wird einfach als Dienst auf Ihrem Tobit David […]

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Verfahrensdokumentation nach GoBD für ecoDMS

Juli 17, 2019

Wenn Sie sich schon mit dem Thema Archivierung und Unveränderbarkeit von Dokumenten und Aufzeichnungen beschäftigt haben, so wird Ihnen in den ganzen Dokumenten – wie der GoBD bereits die Erwähnung von Dokumentationen bzw. Verfahrensanweisungen aufgefallen sein. Schon Jahre beschäftigen auch wir uns mit der Archivierung und dem rechtlichen Umfeld für uns selbst und für zahlreiche […]

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Karley ist ecoDMS Premium Qualified Partner für Version 18.09 (apu)

Dezember 20, 2018

ecoDMS ist ein modernes Archivisystem mit dem Sie kostengünstig Dokumente archivieren, verwalten und wiederfinden können. Die Version 18.09 (apu) erschien aktuell im November und zeigt sich schon recht stabil, so das wir eine Installation und das Update unseren Kunden unbedingt empfehlen. Neben der Arbeit am PC hat die neue Version vor allem auch ein super […]

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Anbindung von ecoMailz an Tobit David Server

November 16, 2018

Viele kennen die interne Strongbox die Tobit bereits mit David mitliefert und für die Datensicherung genutzt werden können. Eine Anforderung des Gesetzgebers ist die unveränderbare Speicherung von Dokumenten, die für die Buchhaltung relevant sind – und zwar im Original. Diese dürfen nicht veränderbar sein. (GoBD). Um diese Unveränderlichkeit (Revisionssichere Ablage) mittels Tobits Strongbox zu ermöglichen […]

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ecoDMS 18.09 (apu) veröffentlicht (Windows-Pakete)

Oktober 18, 2018

ECODMS hat nun die Windows-Pakete für das brandneue Major Release unserer Archivlösung „ecoDMS“ veröffentlicht. Die Pakete für Linux, NAS und MacOS folgen ebenfalls bald. Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren ecoDMS Version 18.09 (apu): •Darunter ein brandneuer Webclient, der am PC, Smartphone und Tablet genutzt werden kann und die bisherigen Mobile Apps ablöst, •Löschfunktionen gemäß GoBD […]

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