ecoDMS & ecoMailz Archiv

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Mit ecoDMS erhalten Sie ein modernes Archivsystem mit dem Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden.

ecoDMS als Archivsystem macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Aufwand klassifiziert werden.

Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.

Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

ecoDMS speichert alle Daten sicher in Containern und einer Datenbank. Es werden keine Informationen auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder “einfach manipulierbar” auf dem Dateisystem gespeichert. Das gesamte System befindet sich in Ihrem Installationsort.

Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.

Das bietet Ihnen ecoDMS unter anderem

  • Plattformunabhängiges Client-Server-System
    • Server-Komponente mit einem modernen Container-Speichersystem und postgreSQL-Datenbank
    • Vollumfänglicher Desktop-Client für den Computer
    • Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet
  • Unendliches Speichervolumen (den Speicherplatz gibt Ihre technische Systemumgebung vor)
  • Beliebige Dateiformate archivieren
    • z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
  • Automatische Texterkennung mittels Volltextindizierung durch die OCR „Tesseract“
  • Viele intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten
    • z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
  • Automatische Archivierung und Klassifizierung mittels Klassifizierungsvorlagen, erstellt mit dem integrierten Vorlagen Designer
  • Papierdokumente scannen und archivieren
  • Flotte Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
  • PDF Editor mit Stempelfunktion
  • Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
  • Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
  • Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung
  • Verbindung mit LDAP und Active Directory
  • Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
  • Versionsverwaltung
  • Revisionskonforme Dokumentenhistorie
  • Komfortable Funktion für Backup & Restore
  • Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit Lebenslanger-Lizenzpreis-Garantie
  • Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen

Dies ist nun ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen dieses Dokumenten-Management-Systems und testen Sie die Software kostenlos. Wir können Ihnen übrigens ecoDMS und ecoMailz auch auf einem NAS installieren, so das Ihre Daten sicher sind und nicht Ihren Server belasten!

Gerne erstellen wir Ihnen auch ein Angebot zur Einrichtung und zur Kategorisierung Ihrer Dokumente. Sie müssen keine Kopfschmerzen haben, sondern können auf unsere Erfahrung als qualifizierter Partner setzen, der Ihnen auch gerne Anbindungen an andere Systeme wie z.B. Tobit oder JTL Warenwirtschaften programmieren oder einrichten kann!

Die Lizenzen für ecoDMS – in der aktuellsten Version – können Sie übrigens auch in unserem Shop bestellen: ecoDMS kaufen

Weitere Software Tools für ecoDMS von Karley

Wir von Karley sind nicht nur Vertriebspartner von ecoDMS, sondern programmieren aufgrund der API auch weitere Tools und Integrationen. So binden wir Ihre JTL Warenwirtschaft gerne an ecoDMS an. Dazu beraten wir Sie gerne. Hier noch 2 beliebte Tools:

  1. Anhangexporter für Tobit
    Wer einen Tobit David Mailserver einsetzt möchte ggf. die Anhängen von Rechnungen automatisch an ecoDMS übergeben. Dazu dient unser MailExporter – hier klicken für weitere Informationen
  2. RechnungsChecker für ecoDMS
    Gemäß GOBD sind Sie verpflichtet Ihre Prozesse permanent zu überprüfen und auch zu protokollieren. Mit dem RechnungsChecker können Sie die Vollständigkeit der archivierten Rechnungsnummern in ecoDMS überprüfen – hier klicken für weitere Informationen

Warum Karley?

ecoDMS und ecoMailz Qualifizierter Händler in Recklinghausen: Karley

Wir bei Karley sorgen für eine umfassende Beratung und Integration zu ecoDMS. Von der Installation bis zum Export für den Steuerberater und Support können wir Sie unterstützen und haben das schon bei vielen Kunden gemacht. Dabei gehen wir individuell auf Ihre Wünsche ein. Wir arbeiten effektiv und Sie können den Umfang bestimmen, da wir flexible Abrechnungsmodelle haben. Die Schulungen und auch Installationen können alles mittels Remote Desktop auch aus der Ferne durchgeführt werden. Vor der Einführung wird mit Ihnen Ihr Bedarf analysiert. Ob nur die Buchhaltung oder weitere Mitarbeiter geschult werden, können Sie selbst bestimmen. Unser flexibles Zeitmodell finden Sie unter: https://www.karley.eu/ServicePreise.pdf

Mit der Einführung muss aber nicht Schluss sein. Wir können mit Ihnen ebenfalls eine Verfahrensanweisung erstellen oder aber verschiedene Warenwirtschaftssysteme anbinden. Fragen Sie uns und schauen Sie sich auch gerne unsere Bewertungen von zahlreichen zufriedenen Kunden an.

ecoMAILZ

Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. 

Alle Daten liegen sicher beim Ihnen in Containern und nicht auf fremden Servern in der Cloud oder “einfach manipulierbar” auf dem Dateisystem. ecoMAILZ bietet volle Funktionalität für wenig Geld.

Die Lizenzen für ecoMailz – in der aktuellsten Version – können Sie übrigens auch in unserem Shop bestellen: ecoMailz kaufen

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multiple-selection-deletion-requests-approve
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Aktuelle News zu ecoDMS und ecoMailz von Ihrem Partner in Recklinghausen:

ecoDMS veröffentlicht 1.Rolling Release (Build 21.06) mit neuen Funktionen

Juni 28, 2021

Die erste kontinuierliche Software Aktualisierung des Dokumenten-Management-System ecoDMS ist nun endlich veröffentlicht. Eine Vielzahl von Optimierungen haben ecoDMS in der Nutzung dahingehend optimiert. Neue Funktionen des Updates “Build 21.06” in einem kurzen Überblick: Globale Dateinamen lassen sich selbst konfigurierendie Volltextindizierung ist beschleunigt und optimiertecoDMS OCR erkennt mehr Sprachen und ist für alle Dokumente als Standard […]

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Neues Update für ecoDMS 21.02

März 18, 2021

Lange erwartet kommt nun die neue Version von ecoDMS: Einfacher, kompakter, übersichtlicher und intuitiverEine Vielzahl von Optimierungen heben ecoDMS auf ein neues Niveau Kartenansicht mit direkter Vorschau und allen Dokumenten-Informationen Vereinfachung der Suchfunktionen und deren Darstellung. Es gibt ein neues Clipboard-Tab als virtuelle Sammelmappe für archivierte Dokumente. Die neue Aktivitätenübersicht zeigt schnell die Protokollierung von […]

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Rechnungs-Überprüfung Vollständigkeit der Rechnungen in ecoDMS

Februar 22, 2021

Heute stellen wir Ihnen ein neues Tool für ecoDMS vor – den Rechnungs-Checker. Dieses Tool ist eine Freeware, aber auch als erweiterte Pro Version verfügbar und ermöglicht es Ihnen die Vollständigkeit der archivierten Ausgangsrechnungen zu überprüfen. Sicherlich kennen Sie das Problem, dass Sie gemäß GOBD nicht nur zur revisionssicheren Ablage der Ausgangsrechnungen angehalten sind, sondern […]

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ecoWorkz jetzt einsteigen mit Vorteilen!

Oktober 2, 2020

Aktuell können Sie noch bis zum 15.11.2020 EcoWORKZ für EcoDMS Version 18.09 (apu) erwerben, damit Sie ecoWORKZ auf die Version 2020 kostenlos upgraden können. Normalerweise müsste man bei einem Upgrade der Hauptversion auch ecoWorkz updaten. Wenn Sie aber jetzt mit ecoWorkz starten und bis zum 15.11.2020 ecoDMS auf die dann erscheinende Version 2020 updaten zahlen […]

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