Mit ecoDMS erhalten Sie ein modernes Archivsystem mit dem Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden.
News: Nehmen Sie kostenlos an der ecoDMS Hausmesse am 10.05.2022 Teil
ecoDMS als Archivsystem macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Aufwand klassifiziert werden.
Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.
Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen.
ecoDMS speichert alle Daten sicher in Containern und einer Datenbank. Es werden keine Informationen auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder “einfach manipulierbar” auf dem Dateisystem gespeichert. Das gesamte System befindet sich in Ihrem Installationsort.
Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.
Das bietet Ihnen ecoDMS unter anderem
- Plattformunabhängiges Client-Server-System
- Server-Komponente mit einem modernen Container-Speichersystem und postgreSQL-Datenbank
- Vollumfänglicher Desktop-Client für den Computer
- Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet
- Unendliches Speichervolumen (den Speicherplatz gibt Ihre technische Systemumgebung vor)
- Beliebige Dateiformate archivieren
- z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
- Automatische Texterkennung mittels Volltextindizierung durch die OCR „Tesseract“
- Viele intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten
- z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
- Automatische Archivierung und Klassifizierung mittels Klassifizierungsvorlagen, erstellt mit dem integrierten Vorlagen Designer
- Papierdokumente scannen und archivieren
- Flotte Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
- PDF Editor mit Stempelfunktion
- Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
- Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
- Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
- Benutzer- und Gruppenverwaltung
- Verbindung mit LDAP und Active Directory
- Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
- Versionsverwaltung
- Revisionskonforme Dokumentenhistorie
- Komfortable Funktion für Backup & Restore
- Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit Lebenslanger-Lizenzpreis-Garantie
- Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen
Dies ist nun ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen dieses Dokumenten-Management-Systems und testen Sie die Software kostenlos. Wir können Ihnen übrigens ecoDMS und ecoMailz auch auf einem NAS installieren, so das Ihre Daten sicher sind und nicht Ihren Server belasten!
Gerne erstellen wir Ihnen auch ein Angebot zur Einrichtung und zur Kategorisierung Ihrer Dokumente. Sie müssen keine Kopfschmerzen haben, sondern können auf unsere Erfahrung als qualifizierter Partner setzen, der Ihnen auch gerne Anbindungen an andere Systeme wie z.B. Tobit oder JTL Warenwirtschaften programmieren oder einrichten kann!
Die Lizenzen für ecoDMS – in der aktuellsten Version – können Sie übrigens auch in unserem Shop bestellen: ecoDMS kaufen
Weitere Software Tools für ecoDMS von Karley
Wir von Karley sind nicht nur Vertriebspartner von ecoDMS, sondern programmieren aufgrund der API auch weitere Tools und Integrationen. So binden wir Ihre JTL Warenwirtschaft gerne an ecoDMS an. Dazu beraten wir Sie gerne. Hier noch 2 beliebte Tools:
- Anhangexporter für Tobit
Wer einen Tobit David Mailserver einsetzt möchte ggf. die Anhängen von Rechnungen automatisch an ecoDMS übergeben. Dazu dient unser MailExporter – hier klicken für weitere Informationen - RechnungsChecker für ecoDMS
Gemäß GOBD sind Sie verpflichtet Ihre Prozesse permanent zu überprüfen und auch zu protokollieren. Mit dem RechnungsChecker können Sie die Vollständigkeit der archivierten Rechnungsnummern in ecoDMS überprüfen – hier klicken für weitere Informationen
Warum Karley?
Wir bei Karley sorgen für eine umfassende Beratung und Integration zu ecoDMS. Von der Installation bis zum Export für den Steuerberater und Support können wir Sie unterstützen und haben das schon bei vielen Kunden gemacht. Dabei gehen wir individuell auf Ihre Wünsche ein. Wir arbeiten effektiv und Sie können den Umfang bestimmen, da wir flexible Abrechnungsmodelle haben. Die Schulungen und auch Installationen können alles mittels Remote Desktop auch aus der Ferne durchgeführt werden. Vor der Einführung wird mit Ihnen Ihr Bedarf analysiert. Ob nur die Buchhaltung oder weitere Mitarbeiter geschult werden, können Sie selbst bestimmen. Unser flexibles Zeitmodell finden Sie unter: https://www.karley.eu/ServicePreise.pdf
Mit der Einführung muss aber nicht Schluss sein. Wir können mit Ihnen ebenfalls eine Verfahrensanweisung erstellen oder aber verschiedene Warenwirtschaftssysteme anbinden. Fragen Sie uns und schauen Sie sich auch gerne unsere Bewertungen von zahlreichen zufriedenen Kunden an.
ecoMAILZ
Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden.
Alle Daten liegen sicher beim Ihnen in Containern und nicht auf fremden Servern in der Cloud oder “einfach manipulierbar” auf dem Dateisystem. ecoMAILZ bietet volle Funktionalität für wenig Geld.
Die Lizenzen für ecoMailz – in der aktuellsten Version – können Sie übrigens auch in unserem Shop bestellen: ecoMailz kaufen
Aktuelle News zu ecoDMS und ecoMailz von Ihrem Partner in Recklinghausen:
- Hotfix: Update ecoDMS 22.08-1 verfügbar
Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS gibt es mit Build 22.08 ein neues Rolling Release, dessen Changelog Sie hier nachlesen können. Neue Funktionen: Markierungen in einem PDF: Prüfbericht: PDF schwärzen: Annotationen: Vorschaufenster API Bugfixes Verbesserungen Downloads für alle Kunden mit aktuellem Service Vertrag unter: https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-archiv/changelog/ecodms/burns/1534-update-ecodms-build-22-08-burns-verfuegbar Bitte achten Sie darauf die neueste Version aus dem Dezember 2022 zu […] - ecoDMS Lifecycle endet baldDie Lifecycle für alle ecoDMS Versionen älter als 18 (apu) sind bereits abgelaufen. Dies bedeutet, dass hierfür keine Sicherheitsupdates, sicherheitsrelevante Updates und auch keine Supportleistungen mehr angeboten werden. In etwa 5 Monaten endet auch der Lifecycle für die ecoDMS Version 18 (apu). Wer also sicher sein will und die neuen Features nutzen möchte, kann entweder […]
- JTL Rechnungen nach ecoDMS – per API!Nachdem wir nun schon Jahre diverse Integrationen von ecoDMS nach JTL Wawi betreuen und eingerichtet haben, gibt es nun einen neuen Schritt. Wir können nun ein Komplettpaket bestehend aus ecoDMS One und der Karley JTL -ecoDMS API Schnittstelle. Mit dem neuen Paket muss man also nichts mehr kaufen, sondern mietet die Lösung ganz einfach und […]
- Am 10. Mai 2022 kostenlos an der ecoDMS Online Messe teilnehmenSie sind an ecoDMS interessiert, aber noch nicht sicher, dann sollten Sie unbedingt die virtuelle Hausmesse bei ecoDMS besuchen. Auch Karley wird dort einen 30 Minütigen Vortrag über die Anbindung und unsere Erfahrungen mit JTL zu ecoDMS machen. Wir werden dabei alle Möglichkeiten erklären und die Vor- und Nachteile erklären. Einen kurzen Exkurs werden wir […]
- EcoDMS Update 21.12 inkl. künstlicher IntelligenzDas nächste Rolling Release für ecoDMS ist heute erschinen. Es bringt neue, intelligente Funktionen und die langersehnte Barcodeerkennung. Außerdem hat der Hersteller die Stabilität und Leistung von ecoDMS weiter verbessert. Ein besonderes Highlight ist die erstmals enthaltene künstliche Intelligenz. Hier eine kurze Übersicht: KI für Barcodes: Optimierung der Barcode-Erkennung durch künstliche Intelligenz X-Rechnungen: Erkennung + […]
- Neues ecoMAILZ Update 1.0.8 veröffentlichtHeute wurde vom Hersteller die News veröffentlicht, das ein neues Update zum Download bereit steht. Das neue Update ist aber auch für Kunden interessant, die ecoMAILZ bislang nicht zur Email Archivierung einsetzen. Dabei ist es recht einfach mit ecoMAILZ Emails automatisch zu archivieren. Insbesondere wenn es um eine einfach Ablage geht. Hier hat ecoMAILZ zahlreiche […]
