Tobit und ecoDMS = AnhangExporter

Immer wieder werden wir gefragt, wie man die Emails aus Tobit denn am einfachsten ins ecoDMS oder ecoMailz bekommt.

Bereits mehrfach hatten wir ja auf den Exchange Connector hingewiesen den Tobit und ecoMailz gemein haben. Bei vielen Firmen wird aber nur ecoDMS und nicht ecoMailz eingesetzt, da Tobit ja bei der Einstellung incrementeller Sicherung einfach auch alle Mails im Original abspeichert. Nur finde ich so z.B. die Handy-Rechnungen nicht schnell wieder. Was aber, wenn Sie nicht ecoMailz, sondern nur ecoDMS nutzen wollen? Dann müssen Sie nur die Anhänge aus Tobit exportieren:

Richten Sie eine Mailadresse für Rechnungen ein

Ein Trick, den viele Firmen gehen ist es sich eine Email wie z.B. Rechnungen@IhreFirma anzulegen und diese bei allen Lieferanten zu hinterlegen. In Tobit David kann man dank Verteilerregeln oder Vorgaberegeln ja einfach den Zielordner bestimmen und bestimmt so einen Mitarbeiter, der regelmäßig sich diesen Ordner ansieht und die die Anhänge mit dem Klick der Rechten Maustaste z.B. im ecoDMS Scaninput speichert. Dort wiederum kann man dann eine automatische Speicherung veranlassen.

Aber auch wir fanden, das ist etwas umständlich. Wenn wir z.B. die Rechnungen unseres Telefonanbieters für die Handy’s der Mitarbeiter bekommen, muss damit eigentlich nur noch eine Verrechnung in Datev verbuchen. Und wie bekommt heute die Buchhaltung die Rechnungen? Richtig – per Mini-Workflow im ecoDMS bei dem wir ein ToDo eingerichtet haben, das heißt: Datev verbuchen.

Warum wollen wir die kostbare Zeit unserer Mitarbeiter mit einer so dummen Aufgabe – Anhänge speichern unter – vertrödeln. Also haben wir ein kleines Tool Programmiert – den Tobit Anhang Exporter. (Englisch: David Attachment Extractor), das wir ab sofort auch Ihnen kostenlos zur Verfügung stellen.

Automatischer Export von PDF und TIF Anhängen aus Tobit

Nach wie vor leitet man also die eingehenden Rechnungen in einen Ordner um. Bei uns ist das z.B: unverteilt\Eingangsrechnungen. Diesen Ordner lassen wir durch den Karley Dienst (AnhangExporter) auf dem Server überwachen. Kommen dort neue Mails an, überprüft er ob ein Anhang in Form eines PDFs oder TIFF existiert. Ein Tiff ist eine Fax-Datei, die Tobit entgegen nimmt. Andere Anhänge oder Informationen werden nicht berücksichtigt, denn nur in diesem Fall macht es auch Sinn den Anhang zu speichern. Zum einen versteht ecoDMS diese beiden Dateiformate (Pdf, Tiff), zum anderen sind diese Format der heutige Standard. Die GoBD NEU gibt ja vor: Ist der Anhang der Mail eine Rechnung, so muss nur der Anhang archiviert werden, da die restliche Mail wie ein Briefumschlag angesehen werden kann. Briefumschläge sind nicht zu archivieren.

Ausdruck von Anhängen

Über die Einstellungen auf der Registerkarte Drucken der Ordner-Eigenschaften im Tobit David Client können Sie Nachrichten automatisch ausdrucken bzw. Protokolle erstellen lassen. Hierzu werden die vom Administrator im System eingerichteten Drucker verwendet. Hier möchten wir Ihnen aber mitteilen, das das keinen Sinn macht. Die GoBD sagt hier ganz klar: Die Daten sind im Originalformat zu archivieren. Sie müssen heute also dank ecoDMS, der GoBD und unseren AnhangExporter nicht mehr mutwillig den Wald zerstören, denn Ihr Ausdruck ist kein Originalformat.

Somit haben Sie mit dem Karley AnhangExporter für Tobit David und ecoDMS hoffentlich etwas mehr freie Zeit für sinnvolle Aufgaben.

Download

Die aktuelle Version 1.0 können Sie kostenlos herunterladen. Sie gilt als Freeware und kann einen Ordner überwachen. Sollten Sie Änderungswünsche oder Probleme habe, so können Sie uns gerne anschreiben. Wir schauen dann welcher Aufwand für die Programmierung Ihres Wunsches notwendig ist und erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot. Da die Software kostenlos ist, müssen wir den Support auf E-Mail beschränken. Selbstverständlich leisten wir aber auch gegen Aufwandserstattung telefonisch und per Remote Desktop Hilfe zur Konfiguration oder Einstellungen. Zögern Sie nicht uns bei Fragen oder Anregungen per E-Mail an software@karley.eu zu kontaktieren.

Die kostenlose Freeware der Version 1.0 können Sie hier herunterladen:

https://www.karley.eu/downloads/AnhangExporter.zip

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