Tobit und ecoDMS = AnhangExporter

Immer wieder werden wir gefragt, wie man die Emails aus Tobit am einfachsten ins ecoDMS oder anderes Archivsystem exportiert bekommt.

Dafür haben wir ein kleines Tool programmiert, das Sie als Dienst auf Ihrem Tobit David Server installieren können.

Richten Sie eine Mailadresse für Rechnungen ein

Ein Trick, den viele Firmen nutzen, ist es sich eine Email wie z.B. Rechnungen@IhreFirma anzulegen und diese bei allen Lieferanten zu hinterlegen. In Tobit David kann man dank Verteilerregeln oder den serverseitigen Vorgaberegeln, einfach einen besonderen Zielordner für alle Mails, die an diese Adresse gesandt wurden, bestimmen. Auch kann man eine zusätzliche manuelle Verteilung über das Kontextmenü in Tobit David programmieren.

Automatischer Export von PDF und TIF Anhängen aus Tobit

Bei uns ist der Zielordner in David z.B: unverteilt\Eingangsrechnungen. Diesen Ordner lassen wir durch den Karley Dienst (AnhangExporter) auf dem Server überwachen. Kommen dort neue Mails an, überprüft dieser ob ein Anhang in Form eines PDFs, TIFF oder ZIP existiert. Ein Tiff ist eine Fax-Datei, die Tobit entgegen nimmt. Firmen wie die Telekom packen Ihre Rechnungen im PDF Format zunächst in eine ZIP Datei. Andere Anhänge oder Informationen werden nicht berücksichtigt, denn nur in diesen Fällen macht es auch Sinn den Anhang für ein Archiv zu speichern. Zum einen versteht ecoDMS diese beiden Dateiformate (Pdf, Tiff), zum anderen sind diese Format der heutige Standard. Die GoBD NEU gibt ja vor: Ist der Anhang der Mail eine Rechnung, so muss nur der Anhang archiviert werden, da die restliche Mail wie ein Briefumschlag angesehen werden kann. Briefumschläge sind nicht zu archivieren.

Weitere Verarbeitung?

ecoDMS Workflow

Nachdem unser Anhangexporter die spezifischen Anhänge automatisch extrahiert und abgelegt hat, kann Ihr Archivsystem wie z.B. ecoDMS loslegen. In ecoDMS kann man einigen Dokumenten einen kleinen Workflow hinterlegen, so das z.B. neu eingetroffene Rechnungen zunächst den Status “zu Bearbeiten” erhalten. Fügt man dann noch die Klassifizierungsrechte “Buchhaltung” hinzu, weiß die Buchhaltung, das Sie eine neue Rechnung zu verarbeiten hat. Also ein papierloser Prozess.

NEU: ZIP Version

Einige Firmen wie die Telekom senden Ihre Rechnungen im Anhang als PDF, aber diese sind mit einer Signatur in einem ZIP Archiv gepackt. Um auch solche PDF Dateien automatisch im Anhang aus dem Tobit David exportieren zu können haben wir das Programm um diese Funktion erweitert. Sie können nun neu in den Einstellungen angeben, ob Sie PDF Dateien aus ZIP Anhängen auch in Ihren DMS Input scannen können. Damit auch Sie sich an unseren Entwicklungskosten beteiligen können, haben haben wir diese Version mit 25€ in unserem Shop zum Verkauf:

https://www.karley.de/anhangexporter_zip

Ausdruck von Anhängen

Über die Einstellungen auf der Registerkarte Drucken der Ordner-Eigenschaften im Tobit David Client können Sie Nachrichten automatisch ausdrucken bzw. Protokolle erstellen lassen. Hierzu werden die vom Administrator im System eingerichteten Drucker verwendet. Hier möchten wir Ihnen aber mitteilen, das das keinen Sinn macht. Die GoBD sagt hier ganz klar: Die Daten sind im Originalformat zu archivieren. Sie müssen heute also dank ecoDMS, der GoBD und unseren AnhangExporter nicht mehr mutwillig den Wald zerstören, denn Ihr Ausdruck ist kein Originalformat.

Somit haben Sie mit dem Karley AnhangExporter für Tobit David und ecoDMS hoffentlich etwas mehr freie Zeit für sinnvolle Aufgaben.

Download

Die aktuelle Version 1.0 können Sie kostenlos herunterladen. Sie gilt als Freeware und kann einen Ordner überwachen. Sollten Sie Änderungswünsche oder Probleme habe, so können Sie uns gerne anschreiben. Wir schauen dann welcher Aufwand für die Programmierung Ihres Wunsches notwendig ist und erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot. Da die Software kostenlos ist, müssen wir den Support auf E-Mail beschränken. Selbstverständlich leisten wir aber auch gegen Aufwandserstattung telefonisch und per Remote Desktop Hilfe zur Konfiguration oder Einstellungen. Zögern Sie nicht uns bei Fragen oder Anregungen per E-Mail an software@karley.eu zu kontaktieren.

Die kostenlose Freeware der Version 1.1 können Sie hier herunterladen: https://www.karley.eu/downloads/AnhangExporter.zip
Die ZIP Version bekommen Sie in unserem Shop: https://www.karley.de/anhangexporter_zip

Hier ein kurzes Video zur Einrichtung

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