Tobit und ecoDMS = AnhangExporter

Immer wieder werden wir gefragt, wie man die Emails aus Tobit am einfachsten ins ecoDMS oder anderes Archivsystem exportiert bekommt.

Dafür haben wir ein kleines Tool programmiert, das Sie als Dienst auf Ihrem Tobit David Server installieren können.

Richten Sie eine Mailadresse für Rechnungen ein

Ein Trick, den viele Firmen nutzen, ist es sich eine Email, wie z.B. Rechnungen@IhreFirma anzulegen und diese bei allen Lieferanten zu hinterlegen. In Tobit David kann man, dank Verteilerregeln oder den serverseitigen Vorgaberegeln, einfach einen besonderen Zielordner für alle Mails, die an diese Adresse gesandt wurden, bestimmen. Auch kann man eine zusätzliche manuelle Verteilung über das Kontextmenü in Tobit David programmieren.

Automatischer Export von PDF und TIFF Anhängen aus Tobit

NEU: Seit der Revision 3.1 können Sie jeden beliebigen Anhang exportieren

Bei uns ist der Zielordner in David z.B. unverteilt\Eingangsrechnungen. Diesen Ordner lassen wir durch den Karley Dienst (AnhangExporter) auf dem Server überwachen. Kommen dort neue Mails an, überprüft dieser ob ein Anhang in Form eines PDFs, TIFF oder ZIP existiert. Ein Tiff ist eine Fax-Datei, die Tobit entgegen nimmt. Firmen wie die Telekom packen Ihre Rechnungen im PDF Format zunächst in eine ZIP Datei. Andere Anhänge oder Informationen werden nicht berücksichtigt, denn nur in diesen Fällen macht es auch Sinn, den Anhang für ein Archiv zu speichern. Zum einen versteht ecoDMS diese beiden Dateiformate (Pdf, Tiff) und zum anderen sind diese Format der heutige Standard. Die GoBD NEU gibt ja vor: Ist der Anhang der Mail eine Rechnung, so muss nur der Anhang archiviert werden, da die restliche Mail wie ein Briefumschlag angesehen werden kann. Briefumschläge sind nicht zu archivieren.

Weitere Verarbeitung?

Nachdem unser Anhangexporter die spezifischen Anhänge automatisch extrahiert und abgelegt hat, kann Ihr Archivsystem wie z.B. ecoDMS loslegen. In ecoDMS kann man einigen Dokumenten einen kleinen Workflow hinterlegen, so das z.B. neu eingetroffene Rechnungen zunächst den Status “zu Bearbeiten” erhalten. Fügt man dann noch die Klassifizierungsrechte “Buchhaltung” hinzu, weiß die Buchhaltung, dass sie eine neue Rechnung zu verarbeiten hat. Also ein papierloser Prozess.

ZIP extrahieren

Einige Firmen, wie die Telekom senden Ihre Rechnungen im Anhang als PDF, aber diese sind mit einer Signatur in einem ZIP-Archiv gepackt. Um auch solche PDF Dateien automatisch im Anhang aus dem Tobit David exportieren zu können, haben wir das Programm um diese Funktion erweitert. Sie können in den Einstellungen angeben, ob Sie PDF Dateien aus ZIP Anhängen auch in Ihren DMS Input scannen können.

Dabei können Sie unterscheiden, ob Sie die komplette ZIP Datei als ZIP erhalten möchten, oder aber die dort enthaltenen PDFs extrahieren möchten.

Originale Namen und mehrere Verzeichnisse überwachen

Ab der Version 2.0 unseres Anhang-Exporters haben Sie nun endlich das lang erwartete Feature: Die Original Dateinamen können nun in der Pro-Version beibehalten werden. Seit dem letzten Update des Anhang-Exporters, haben wir immer wieder Anfragen bekommen ob es möglich sei die originalen Dateinamen beizubehalten und heute können wir sagen, ja es ist möglich. Unabhängig von der Anzahl oder dem Namen – unser Anhang-Exporter kann allen Dateien, die aus Tobit exportiert wurden, wieder ihren ursprünglichen Namen zurückgeben. Hierbei können wir natürlich nur die Buchstaben schreiben, die Microsoft auch für seine Dateisysteme zulässt. Alle andere Zeichen oder Sonderzeichen werden ausgelassen.

Aber wir haben da nicht aufgehört. Ein weiteres gefragtes Feature war die Überwachung mehrerer Verzeichnisse. In der neuesten Pro-Version können Sie unbegrenzt viele Verzeichnisse überwachen lassen. Sie können für jedes überwachte Verzeichnis einen eigenen Ausgabepfad angeben, oder lassen alles in einem zentralen Ausgabepfad laufen.

https://www.karley.de/AnhangExporter

ZIP Feature kostenlos verfügbar

Ab der Free-Version 2.0 ist nun auch das Feature zum exportieren von ZIP Dateien kostenlos geworden. Sie haben nun die Option, PDF-Dateien aus ZIP Dateien direkt in den Ausgabepfad zu exportieren, oder Sie lassen direkt die ganze ZIP Datei kopieren.

Beliebige Anhänge (Dateitypen) exportieren

In der neusten Revision des Anhang-Exporters gibt es jetzt ganz neu die Möglichkeit beliebige Dateien zu exportieren. Sie müssen lediglich die gewünschten Dateiendungen angeben und der Anhang-Exporter exportiert Ihnen ausschließlich die gewünschten Dateitypen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit unbegrenzt viele, verschiedene Dateitypen zu exportieren und können das Programm so auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Bereinigung des Export-Verzeichnis

Da bei manchen Archivierungssystemen die eingelesenen Dateien nicht aus dem Input Ordner gelöscht werden, haben Sie nun in der neuen Revision des Anhang-Exporters die Möglichkeit, diese Verzeichnisse bereinigen zu lassen. Hier können Sie 3 Kriterien einstellen nach denen bereinigt werden soll:

• Dateityp: Lassen Sie bestimmte Dateitypen vollautomatisch löschen, wie zum Beispiel .xml Dateien
• Dateialter: Lassen Sie Dateien löschen, die schon länger in dem Verzeichnis liegen
• Dateigröße: Lassen Sie Dateien löschen, die eine bestimmte Dateigröße aufweisen

Diese Optionen können Ihnen viel Zeit und Ärger mit Ihrem Archivierungssystem sparen und sorgen zusätzlich noch dafür, dass Ihr Input Ordner schön klein und übersichtlich bleibt.

Überwachung der exportierten Dateien / LOG

Damit wir sicher gehen, dass alle Dateien ordnungsgemäß exportiert wurden gibt es einen Log, den man sich jederzeit ansehen kann.

Starten Sie den AnhangExporter-Manager auf Ihrem Server und wechseln in den Reiter Log Anzeige:

Hier sehen Sie dann pro Ordner getrennt die Logs und können schauen ob Dateien nicht exportiert wurden, falls Sie es einmal überprüfen müssen.

Des weiteren haben wir ausführliche Protokolle.

C:\Program Files (x86)\Karley Deutschland GmbH\AnhangExporter\AnhangExporter\logs

In diesem Verzeichnis finden Sie Fehler (sofern vorhanden), die zu Abstürzen geführt haben.

C:\Program Files (x86)\Karley Deutschland GmbH\AnhangExporter\AnhangExporter\xml

In diesem Verzeichnis finden Sie was, wann und wie analysiert und exportiert wurde. Diese XML nutzen wir auch für den Nacharchivierer:

NachArchivierer

Der NachArchivierer ist ein Tool, mit dem wir doppelte Sicherheit schaffen. Während unser Export Dienst auf Events von Microsoft horcht und so Änderungen, bzw. neu Mails von Tobit mitgeteilt zu bekommen, läuft der NachArchivierer zu geplanten Zeiten. Es kann ja einmal vorkommen, dass ein Event nicht gesendet oder empfangen werden kann.
Sobald dann der NachArchivierer gestartet wird, vergleicht er die Liste der bereits exportierten Dateien mit denen der im überwachten Tobit Verzeichnis existierenden und versucht diese dann zu archivieren, bzw. exportieren.

Ausdruck von Anhängen

Über die Einstellungen auf der Registerkarte Drucken, können Sie Nachrichten automatisch ausdrucken. Hierzu werden die vom Administrator im System eingerichteten Drucker verwendet. Hier möchten wir Ihnen aber mitteilen, dass das keinen Sinn macht. Die GoBD sagt hier ganz klar: Die Daten sind im Originalformat zu archivieren. Sie müssen heute also, Dank ecoDMS, der GoBD und unseren Anhang-Exporter nicht mehr mutwillig den Wald zerstören, denn Ihr Ausdruck ist kein Originalformat. Da wir nun mehrfach diesen Wunsch übermittelt bekamen haben wir das für PDF Anhänge realisiert, ab der Pro Version.

Somit haben Sie mit dem Karley Anhang-Exporter für Tobit David und ecoDMS hoffentlich etwas mehr freie Zeit für sinnvolle Aufgaben.

Wünsche?

Da wir die Software selbst programmieren können wir auch andere Systeme anbinden. Sollten Sie Bedarf haben, so melden Sie sich gerne bei uns.

Preisgestaltung

Sie können den AnhangExporter in der Grundversion kostenlos nutzen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit Anhänge aus Tobit David in einen Ordner Ihrer Wahl exportierten zu lassen. Der AnhangExporter Pro bietet Ihnen aber noch viel mehr Möglichkeiten. Sie können mehrere Orte überwachen, unbegrenzt viele Dateitypen exportieren, die Orignalnamen der Anhänge wiederherstellen lassen und vieles mehr.

Dazu benötigen Sie die Kaufversion des AnhangExporters PRO.

Download

Die aktuelle Free Version können Sie kostenlos herunterladen. Sie gilt als Freeware und kann einen Ordner überwachen. Sollten Sie Änderungswünsche oder Probleme haben, so können Sie uns gerne anschreiben. Wir schauen dann, welcher Aufwand für die Programmierung Ihres Wunsches notwendig ist und erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot. Da die Software kostenlos ist, müssen wir den Support auf E-Mail beschränken. Selbstverständlich leisten wir aber auch gegen Aufwandserstattung telefonisch und per Remote Desktop Hilfe zur Konfiguration oder zu Einstellungen. Zögern Sie nicht, uns bei Fragen oder Anregungen per E-Mail an software@karley.eu zu kontaktieren.

Die kostenlose Freeware und Vollversion können Sie hier herunterladen: https://www.karley.eu/downloads/AnhangExporter.zip
Um aus der Freeware eine Vollversion zu machen, kaufen Sie bitte den Lizenzkey oder nutzen diese als 14 Tage kostenlose Version.

Wichtig: Auch die Free Version muss einmal mit Ihrem Firmennamen und einer Email registriert werden. Es gibt darauf keine Werbung oder ähnliches. Wir möchten lediglich die Anzahl der Neuinstallationen zählen um die Reichweite der Software und weitere Entwicklung einschätzen zu können. Ihre Daten werden auch nicht weiter gegeben. Ohne eine Aktivierung funktioniert auch die kostenlosenlose Software nicht!

Test der Pro Version

Wenn Sie mehrere Ordner überwachen möchten und die PRO Version testen, so können Sie nach der Aktivierung der Demo Version im Anhang-Exporter Manager über den Menüpunkt Lizenz -> Lizenz aktivieren eine 30 Tage Demo Version der PRO Features beantragen! Über Lizenz – > Lizenzaktualisieren können Sie dann einmal diese erneut einlesen und starten bitte den Dienst neu. Nach Ablauf des Probezeitraums müssten Sie die Software kaufen, oder können diese deinstallieren. Ein Test ist nur einmal pro Revision der Software möglich. Möchten Sie eine Verlängerung, so schreiben Sie uns gerne eine Email.

Service

Wir denken, dass Sie dank dem Film und dem Handbuch die Installation selbst vornehmen können. Selbstverständlich bieten wir als Systemhaus diesen Dienst aber auch als Serviceleistung zu unseren aktuellen Service-Preisen an. Die Zeit hängt davon ab, wie viele Einstellungen wir für Sie vornehmen sollen. Senden Sie uns dazu am besten eine kurze Mail mit Ihren Vorstellungen und wir werden gerne die Zeit für Sie grob abschätzen. Bei den meisten Kunden ist es nicht mehr als 2 Arbeitswerte je 15 Minuten. Unsere aktuellen Service-Preise finden Sie hier: https://www.karley.eu/ServicePreise.pdf

Versions-Vergleich

Hier ein kurzes Video zur Einrichtung

Welche Dienstleistungen rund um Digitalisierung und Archivierung bietet Karley?

• Installation von ecoDMS und jeglicher Zusatzsoftware sowie Koordination und Absprechen mit Ihrem Systemhaus oder Cloud Anbieter
• Beratung für Prozesse um die Arbeit zu vereinfachen
• Konzeptberatung Papierloses Büro
• Konfiguration oder Programmierung von beliebigen Schnittstellen zu ecoDMS
• Integration von ecoMAIL und ecoWORKS zur automatischen Archivierung von z.B. Eingangsrechnungen
• Sinnvolle Vorbelegung mit den wichtigsten Dokumentarten und Aufbewahrungsfristen
• Schulung Ihrer MitarbeiterInnnen
• Analyse von Prozessen und Digitalisierung dieser
• Erarbeitung einer Verfahrensanweisung
• Datenschutz Beratung durch unseren Datenschutzbeauftragten

Changelog und News zum Anhangexporter

• AnhangExporter für Tobit David V3.9 veröffentlicht1. August 2023
  Heute haben wir das neue Release des Anhangexporters veröffentlicht. Es wurden einige Bugs behoben, Module veröffentlicht und ein neues Feature veröffentlicht. Neues Feature: Der NachArchivierer Mit unserem Anhangexporter exportieren Sie bereits Anhänge von Tobit David Mails in einen oder mehrereOrdner. Unsere Software arbeitet dabei Event-basiert. Windows benachrichtigt uns also, ob eine neue Datei erstelltwurde, die  … Weiterlesen
• Neue Betaversion AnhangExporter25. Juli 2023
  Sie finden eine aktuelle Beta Version unter https://www.karley.eu/downloads/AnhangExporterBeta.zip mit folgenden Änderungen:– t.w. wurden Events zum Empfang neuer Emails bei mehreren Ordner nicht empfangen – gefixt durch Modul Update– Der NachArchivierer wurde bisher nur bei Nachfrage gesendet und ist nun im Lieferumfang + Handbuch. Er dient dazu die Archivierung zu überprüfen, falls Events nicht empfangen wurden–  … Weiterlesen
• Version 3.8.1.3 – Fix Export Original Dateinamen26. Oktober 2022
  In der Pro Version kann man den Namen des Anhangs aus der Tobit Datei erhalten, so dass eine gespeicherte Datei so heißt, wie Sie diese im Tobit David als Anhang Namen sehen. Da Anhänge moderner sind als die Dateisysteme des Betriebssystems Microsoft Windows sind im Tobit Anhang mehr Zeichen erlaubt als unter Windows. Dateien mit  … Weiterlesen