Tobit und ecoDMS = AnhangExporter

Immer wieder werden wir gefragt, wie man die Emails aus Tobit am einfachsten ins ecoDMS oder anderes Archivsystem exportiert bekommt.

Dafür haben wir ein kleines Tool programmiert, das Sie als Dienst auf Ihrem Tobit David Server installieren können.

Richten Sie eine Mailadresse für Rechnungen ein

Ein Trick, den viele Firmen nutzen, ist es sich eine Email wie z.B. Rechnungen@IhreFirma anzulegen und diese bei allen Lieferanten zu hinterlegen. In Tobit David kann man dank Verteilerregeln oder den serverseitigen Vorgaberegeln, einfach einen besonderen Zielordner für alle Mails, die an diese Adresse gesandt wurden, bestimmen. Auch kann man eine zusätzliche manuelle Verteilung über das Kontextmenü in Tobit David programmieren.

Automatischer Export von PDF und TIF Anhängen aus Tobit

Bei uns ist der Zielordner in David z.B: unverteilt\Eingangsrechnungen. Diesen Ordner lassen wir durch den Karley Dienst (AnhangExporter) auf dem Server überwachen. Kommen dort neue Mails an, überprüft dieser ob ein Anhang in Form eines PDFs, TIFF oder ZIP existiert. Ein Tiff ist eine Fax-Datei, die Tobit entgegen nimmt. Firmen wie die Telekom packen Ihre Rechnungen im PDF Format zunächst in eine ZIP Datei. Andere Anhänge oder Informationen werden nicht berücksichtigt, denn nur in diesen Fällen macht es auch Sinn den Anhang für ein Archiv zu speichern. Zum einen versteht ecoDMS diese beiden Dateiformate (Pdf, Tiff), zum anderen sind diese Format der heutige Standard. Die GoBD NEU gibt ja vor: Ist der Anhang der Mail eine Rechnung, so muss nur der Anhang archiviert werden, da die restliche Mail wie ein Briefumschlag angesehen werden kann. Briefumschläge sind nicht zu archivieren.

Weitere Verarbeitung?

ecoDMS Workflow

Nachdem unser Anhangexporter die spezifischen Anhänge automatisch extrahiert und abgelegt hat, kann Ihr Archivsystem wie z.B. ecoDMS loslegen. In ecoDMS kann man einigen Dokumenten einen kleinen Workflow hinterlegen, so das z.B. neu eingetroffene Rechnungen zunächst den Status “zu Bearbeiten” erhalten. Fügt man dann noch die Klassifizierungsrechte “Buchhaltung” hinzu, weiß die Buchhaltung, das Sie eine neue Rechnung zu verarbeiten hat. Also ein papierloser Prozess.

ZIP extrahieren

Einige Firmen wie die Telekom senden Ihre Rechnungen im Anhang als PDF, aber diese sind mit einer Signatur in einem ZIP Archiv gepackt. Um auch solche PDF Dateien automatisch im Anhang aus dem Tobit David exportieren zu können haben wir das Programm um diese Funktion erweitert. Sie können in den Einstellungen angeben, ob Sie PDF Dateien aus ZIP Anhängen auch in Ihren DMS Input scannen können.

Dabei können Sie unterscheiden ob Sie die komplette ZIP Datei als ZIP erhalten möchten, oder aber dort enthaltene PDFs extrahieren möchten.

NEU: Originale Namen und mehrere Verzeichnisse überwachen

In der Version 2.0 unseres AnhangExporters haben Sie nun endlich das lang erwartete Feature: Die Original Dateinamen können nun in der Pro-Version beibehalten werden. Seitdem letzten Update des AnhangExporter haben wir immer wieder Anfragen bekommen ob es möglich sei die originalen Dateinamen beizubehalten und heute können wir sage, ja es ist möglich. Unabhängig von der Anzahl oder dem Namen, unser AnhangExporter kann allen Dateien die er aus Tobit exportiert wieder ihren Ursprünglichen Namen zurückgeben.

Aber wir haben da nicht aufgehört. Ein weiteres gefragtes Feature war die Überwachung mehrerer Verzeichnisse. In der neuesten Pro-Version können Sie unbegrenzt viele Verzeichnisse überwachen lassen. Sie können für jedes überwachte Verzeichnis einen eigenen Ausgabepfad angeben, oder lassen alles in einen Zentralen Ausgabepfad laufen.

https://www.karley.de/AnhangExporter

ZIP Feature kostenlos verfügbar

In der Free-Version 2.0 ist nun auch das Feature zum exportieren von ZIP Dateien kostenlos geworden. Sie haben nun die Option PDF-Dateien aus ZIP Dateien direkt in den Ausgabepfad zu exportieren, oder Sie lassen direkt die ganze ZIP Datei kopieren.

Ausdruck von Anhängen

Über die Einstellungen auf der Registerkarte Drucken der Ordner-Eigenschaften im Tobit David Client können Sie Nachrichten automatisch ausdrucken bzw. Protokolle erstellen lassen. Hierzu werden die vom Administrator im System eingerichteten Drucker verwendet. Hier möchten wir Ihnen aber mitteilen, das das keinen Sinn macht. Die GoBD sagt hier ganz klar: Die Daten sind im Originalformat zu archivieren. Sie müssen heute also dank ecoDMS, der GoBD und unseren AnhangExporter nicht mehr mutwillig den Wald zerstören, denn Ihr Ausdruck ist kein Originalformat.

Somit haben Sie mit dem Karley AnhangExporter für Tobit David und ecoDMS hoffentlich etwas mehr freie Zeit für sinnvolle Aufgaben.

Download

Die aktuelle Free Version 2.0 können Sie kostenlos herunterladen. Sie gilt als Freeware und kann einen Ordner überwachen. Sollten Sie Änderungswünsche oder Probleme habe, so können Sie uns gerne anschreiben. Wir schauen dann welcher Aufwand für die Programmierung Ihres Wunsches notwendig ist und erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot. Da die Software kostenlos ist, müssen wir den Support auf E-Mail beschränken. Selbstverständlich leisten wir aber auch gegen Aufwandserstattung telefonisch und per Remote Desktop Hilfe zur Konfiguration oder Einstellungen. Zögern Sie nicht uns bei Fragen oder Anregungen per E-Mail an software@karley.eu zu kontaktieren.

Die kostenlose Freeware der Version 2.0 können Sie hier herunterladen: https://www.karley.eu/downloads/AnhangExporter.zip
Den AnhangExporte Pro bekommen Sie in unserem Shop:

https://www.karley.de/AnhangExporter

Versions-Vergleich

Kostenlose VersionPro Version
Automatische Erkennung von PDFJaJa
Automatische Erkennung von TIFF/FaxJaJa
Automatische Erkennung von ZIPJaJa
Automatische Extraktion von ZIPJaJa
Mehrere Verzeichnisse überwachenNeinJa
Mehrere AusgabeverzeichnisseNeinJa
Originale Dateinamen erhaltenNeinJa

Hier ein kurzes Video zur Einrichtung

Das Video zeigt noch die Version 1.1 bei der Sie nicht mehrere Ordner überwachen konnten.

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