Archivierung für JTL nach ecoDMS

Gemäß GoBD Neu sind Sie als Unternehmer verpflichtet eine unveränderbare Archivierung verschiedenster elektronisch erzeugter Dokumente zu gewährleisten. Die Unveränderbarkeit wird auch als Revisionssicherheit bezeichnet.

Es gibt verschiedene Dokumente, die in diesen Bereich fallen. Die wichtigsten Dokumente, im Zusammenhang mit einer JTL Warenwirtschaft, sind die Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften).

Schutz gegen Veränderung ist wichtig

Bei einfachen Tests sieht man schnell, dass selbst diese Belegarten nach einer Ausgabe (Rechnungsstellung) in JTL veränderbar und es ist nicht nachvollziehbar was, wann gemacht wurde. Die GoBD Neu verlangt aber, dass diese unveränderlich abgespeichert werden und Änderungen sichtbar sind. Ab JTL-Wawi 1.6 können Rechnungen nicht mehr nachträglich verändert werden. Stattdessen erfolgen Korrekturen durch einen Storno. Bei diesem Vorgang wird der zugehörige Beleg direkt mit erstellt. So könnt Ihr im Falle einer Betriebsprüfung die erforderlichen Nachweise vorlegen. Sollten Sie allerdings die Formulare ändern, würde ein Nachdruck zu einer geänderten Ausgabe führen.

Oder nehmen wir den Fall, dass Ihre Firma aus einer UG in eine OHG umfirmiert. In diesem Fall ändern Sie die Stammdaten, die dann auch beim Nachdruck von alten Rechnungen, den neuen Namen beinhalten würden. An der Stelle hilft es, wenn Sie ecoDMS mit JTL kombinieren, so dass ein Nachdruck aus dem revisionssicheren ecoDMS Archiv 1:1 erfolgen kann!

Es gelten für Unternehmer diverse Vorschriften wie das HGB, die GoBD, die AO und auch Steuergesetze, aus denen sich verschiedene Fristen ableiten. Am besten bespricht man die Notwendigkeit der verschiedenen Dokumentenarten mit seinem Steuerberater. Unverbindliche Vorschläge haben wir in Tabellen zusammengestellt, die wir Ihnen in Schulungen oder auch zur weiteren internen Diskussion mit an die Hand geben.

Um eine Revisionssicherheit sicherzustellen, kann man sehr einfach das günstige Dokumentenmanagementsystem ecoDMS nutzen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Dokumente dort zu importieren. Und genau hier können wir Ihnen mit dem Rechnungschecker und Rechnungsexporter für JTL und ecoDMS helfen.

Vollautomatischer Export von JTL Rechnungen

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir von Karley ein Tool programmiert, dass automatisch die Belegtypen Rechnungen und Korrekturrechnungen als PDF exportieren kann.

  1. Automatischer täglicher Export mit RechnungsExporter Dienst
  2. Tägliche Überprüfung von Lücken mit Protokoll
  • Beste Möglichkeit, automatisch, Multi-Mandanten fähig
  • Optional große Zeiträume „nacharchivieren“ dank Scripts

Der RechnungsExporter für JTL ist ein Tool, das die täglich anfallenden Rechnungen / Rechnungskorrekturen aus JTL in jeweils eine PDF-Datei exportiert und diese mittels der ecoDMS-API in ecoDMS archiviert.

Als Suchkriterium wird automatisch die Belegnummer und der Belegtyp (Rechnung, Gutschrift) gewählt. So sind alle Dokumente sehr einfach auffindbar. Damit das automatisch funktioniert, wird der RechnungsExporter automatisch gestartet, wann Sie es wollen. Wir empfehlen einen Start am Abend. Damit wird Ihr Server entlastet und die Mitarbeiter können tagsüber schneller und ohne Server-Auslastungen weiter arbeiten. Die Konfiguration des RechnungsExporter nehmen Sie in der Konfiguration unseres Rechnungscheckers vor, der Teil dieses Programmpakets ist.

Es werden nicht nur neue Rechnungen oder Korrekturrechnungen archiviert. Ändern Sie eine alte Rechnung oder Rechnungskorrektur (vor JTL 1.6), dann werden auch die Änderungen (letztes Änderungsdatum) nochmals archiviert um die Historie und Änderungen für eine Betriebsprüfung sichtbar zu machen. Die Archivierung der neuen Revision erfolgt als einzelnes Dokument und nicht als Dokumentenversion. So sind bei der Suche nach der Nummer alle wichtigen Daten zu sehen und werden gelistet!

2 Mögliche Betriebsmodi

Export JTL API → Scaninput

  • vollautomatische Archivierung, Überprüfung und Benachrichtigung
  • Startet automatisch z.B. Abends (keine Belastung am Tag!)
  • Archiviert Rechnungen und Rechnungskorrekturen
  • Änderungen vom Tag werden neu archiviert
  • Benötigt keine ecoDMS API (geringere Kosten)

Nachteile

  • Kann nicht in der Cloud genutzt werden oder mit Cloud-Servern, da wir einen Dateizugriff benötigen
  • Sie benötigen unseren JTL API -> ecoDMS API Mandanten plus dieses ADDON


Systemvoraussetzungen:

  • Windows Betriebssystem ab Windows 10 oder Server 2016
  • ecoDMS Server kann auf anderem Rechner (Win, Linux, NAS) laufen.
    Beste Geschwindigkeit auf gleichem Rechner oder lokalem Netzwerk
  • JTL Client und RechnungsExporter müssen auf selbem Rechner installiert sein
  • JTL Datenbank kann gehostet sein
  • gültige API Mandantenlizenz

Export JTL API → ecoDMS API

  • Beste Möglichkeit, vollautomatische Archivierung, Überprüfung und Benachrichtigung
  • Startet automatisch z.B. Abends (keine Belastung am Tag!)
  • Archiviert Rechnungen und Rechnungskorrekturen
  • Änderungen vom Tag werden neu archiviert
  • Nacharchivierung: Optional über große Zeiträume für einen Initialbestand per Kommandozeile (z.B. 900.000 Rechnungen ab 2014 mit Designwechsel)
  • Kann auch in der Cloud genutzt werden – sowohl ecoDMS als auch JTL
  • Benötigt ecoDMS API Lizenzen für die Archivierung
  • geänderte Formulare haben keinen Einfluss auf die Archivierung


Systemvoraussetzungen:

  • Windows Betriebssystem ab Windows 10 oder Server 2016
  • ecoDMS Server kann auf anderem Rechner (Win, Linux, Cloud, NAS) laufen.
    Beste Geschwindigkeit auf gleichem Rechner oder lokalem Netzwerk (empfohlen)
  • JTL Client und RechnungsExporter müssen auf selbem Rechner installiert sein
  • JTL Datenbank und ecoDMS können gehostet sein

Empfehlung: JTL API -> ecoDMS API

Erfahrungsgemäß ist der ecoDMS API Zugriff die zuverlässigste und flexibelste Möglichkeit Dokument von JTL nach ecoDMS zu archivieren. Nehmen wir einmal an, Sie ändern Ihre Formulare und verschieben z.B. nur das Rechnungsdatum um ein paar Millimeter. Mit der Methode SCANINPUT würde das Datum nicht mehr richtig erkannt und Sie müssten eine Formularänderung vornehmen. Über den beidseitigen API Zugriff übergeben wir das Datum – unabhängig von der Position – als Variablen. Sie müssen also nicht auf Formularänderungen reagieren.

Ebenfalls enthalten: RechnungsChecker für Archivierungslücken

Neben des Exports ist es wichtig, dass die Dokumente auch vollständig in der ecoDMS Datenbank ankommen und suchbar sind. Die Vollständigkeit kann und muss man als Unternehmer stichprobenartig vornehmen und belegen.

Um Ihnen diese Arbeit zu erleichtern, gibt es von uns den RechnungsChecker. Der RechnungsChecker kann manuell aufgerufen werden und überprüfen, ob der RechnungsExporter für JTL auch funktioniert und alle Belege ordnungsgemäß archiviert sind.

Wer die JTL API -> ecoDMS API Version des RechnungsExporters kauft oder mietet bekommt übrigens diese Prüfung auch vollautomatisch mit dabei. In dem Fall wird der Prozess über die Aufgabenplanung angestoßen und kann täglich automatische Berichte erzeugen und per Email versenden, oder gleich archivieren.

Wer die JTL API -> ecoDMS API Version des RechnungsExporters kauft oder mietet bekommt übrigens diese Prüfung auch vollautomatisch mit dabei. In dem Fall wird der Prozess über die Aufgabenplanung angestoßen und kann täglich automatische Berichte erzeugen und per Email versenden, oder gleich archivieren.

Der RechnungsChecker ersetzt leider nicht die Pflicht, als Unternehmer gelegentlich Stichproben durchzuführen, um sicher zu stellen, dass das System noch einwandfrei läuft. Es kann Ihnen aber die Arbeit erleichtern und die sollte zu weniger Stichproben führen und wird schneller in größeren Mengen von Rechnungen fehlende identifizieren als es ein Mensch kann.

Welchen Zeitraum kann ich überprüfen?

Wir empfehlen eine zeitnahe Überprüfung, damit auch Korrekturen frühzeitig stattfinden können. Aber natürlich können Sie den Zeitraum beliebig erweitern. Eine Begrenzung des kostenlosen RechnungsCheckers ist durch die ecoDMS-API vorgegeben, die maximal eine Suche über 1.000 Dokumente zulässt. Erreichen Sie diese Anzahl an Rechnungen im Prüfintervall, müssen Sie ein kleineres Prüfintervall auswählen. Mit der integrierten Lösung im RechnungsExporter ist das kein Problem.

Wünsche?

Da wir die Software selbst programmieren können wir auch anderen Warenwirtschaften als JTL anbinden. Sollten Sie Bedarf haben die Rechnungen in ecoDMS auf Vollständigkeit zu überprüfen, so melden Sie sich gerne bei uns.

Lizenzmodelle und Versionen

Um unsere Software so flexibel wie Ihr Geschäft zu halten, haben Sie bei uns verschiedene Möglichkeiten der Lizenzierung.

Sie können unsere Software monatlich mieten und bleiben somit flexibel in Ihrem Einsatzbereich. Dadurch haben Sie immer Zugriff auf die neueste Version und die neuesten Updates und können somit alle Features die wir hinzufügen direkt ohne Mehrkosten nutzen – solange Ihr Abonnement weiter geführt wird.

Basis Lizenz

Dieses ist die Basis-Lizenz und Grundlage für alle Erweiterungen. Mit dieser Lizenz erhalten Sie einen ecoDMS ONE User mit unbegrenzten API Zugriffen. Sie können ab 3 Lizenzen diese Version kaufen, oder aber 1 Lizenz monatlich mieten.

Haben Sie also eine Firma und möchten Ihre Daten automatisch archivieren, so sind Sie mit diesem Paket komplett.

Es beinhaltet:

  • 1 User Lizenz ecoDMS One
  • Karley Schnittstelle für 1 Mandanten um Rechnungen / Rechnunskorrekturen zu exportieren
  • Rechnungsprüfer

LINK: Mietlizenz

+ 1 Nutzer

Dieses ist die Erweiterungslizenz für ecoDMS ONE.

Die Basis Lizenz enthält nur einen Nutzer. Mit der Erweiterung bekommen Sie zusätzliche Nutzer. ecoDMS ist ja nicht nur sinnvoll für die Automatische Archivierung von JTL, sondern überhaupt um Ihre Dokumente zu archivieren und wieder zu finden. So können sie auch einfach die Lohnnachweise oder Stundenzettel intern verwalten und an Ihre Benutzer weiter geben. Eingangsrechnungen ablegen und kleine Workflows erstellen sowie Wiedervorlagen.

LINK: 1 User ecoDMS ONE Miete Zusatzlizenz

+ 1 Mandant

Dieses ist die Erweiterungslizenz für die Schnittstelle für einen weiteren JTL Mandanten

Falls sie mit JTL nicht nur für eine Firma Rechnungen schreiben, sondern mehrere Firmen verwalten, so muss für jede Firma (Mandant genannt) eine Archivierungslösung bestehen. Denkbar ist es Ordner in ecoDMS zu teilen und einen Zielordner für die Ausgangsbelege von Firma A und einen anderen für Firma B anzulegen. Damit Sie das können benötigen ab der 2ten Firma eine zusätzliche Lizenz pro Firma (Mandant).

LINK: 1 zusätzlicher Mandaten Miete

Wir bieten aber auch die klassische Version zum Kauf an. Dort sind dann Updates innerhalb der Hauptversion enthalten. Sie können die Software dann unbegrenzt nutzen. Sollten Sie dennoch eine neuere Version installieren, wird sich die Software nicht mehr starten lassen.

Mieten oder kaufen?

Sie können die JTL Mandanten Lizenz monatlich mieten oder auch kaufen. Die Mietpreise finden Sie unter obigen Links. Übrigens ist die Mindestmiete 1 Monat und kann 14 Tage zum Monatsende gekündigt werden – ganz einfach. Wer sich etwas mehr bindet und mindestens 1 Jahr abonniert (erste Laufzeit) bekommt bei der Basislizenz eine Einrichtungsunterstützung für 60 Minuten gratis dabei.

Weitere Fragen?

Systemvoraussetzungen

  • Windows 10/11 (ab Windows 7), oder Microsoft Server ab 2016
  • ecoDMS Server ab 18.09
  • Microsoft .NET 5.0.3
  • 4GB RAM und 20MB Festplattenspeicher
  • freie ecoDMS API Lizenzen für Upload der Rechnungen und Protokolle

Download

Die Freeware & Demoversion können Sie hier laden: https://www.karley.eu/downloads/RechnungsChecker.zip

Unverbindlich 30 Tage Testen

Um die einzelnen Funktionen des Rechnungs-Exporters für JTL Wawi zu testen, können sie einfach die Demo Version herunterladen. Sie haben mit dieser automatisch für 30 Tage eine Testversion. JTL ist ein eingetragenes Warenzeichen der JTL-Software-GmbH. Als Entwickler von Software sind wir unabhängig von JTL und stellen Lösungen rund um das JTL Ökosystem zur Verfügung.

Service, Beratung, Schulung und Verfahrensanweisung

Wenn Sie bis hier gelesen haben, sollten Sie schon eine Menge Informationen haben und wir möchten uns für Ihre Aufmerksamkeit bedanken. Wir möchten aber nicht versäumen Sie darauf hin zu weisen, dass wir als Systemhaus genau an der Stelle anfangen und Ihnen neben der reinen Software Lösung auch gerne Angebote unterbreiten um Sie bei der Einführung von ecoDMS und unseren Lösungen zu unterstützten.

Vor dem Verkauf

  • Rufen Sie uns gerne an, oder vereinbaren einen Rückruftermin um Ihre Eckdaten zu besprechen:
    • Nutzen Sie JTL lokal oder in der Cloud
    • Wo möchten / Können Sie ecoDMS installieren (Cloud, Server, NAS ….)
    • Wie viele Rechnungen haben Sie pro Tag
    • Benutzen Sie JTL als Mehrmandanten-Software
    • Wie viele Mitarbeiter sollen mit ecoDMS Arbeiten / wie viele Computer
    • Wollen Sie mehr als nur JTL Rechnungen und Korrekturrechnungen Archivieren?
      • Eingangsrechnungen, Zeiterfassung, Lohnberichte etc. müssen und können auch archiviert werden
      • Wir haben einen automatischen Export von Anhängen aus z.B. Tobit -> ecoDMS (AnhangExporter)
      • Es können Workflows für Sie erstellet werden – z.B. für die Fälligkeit von Rechnungen
      • Export von Datensätzen zu Datev aus ecoDMS

Umsetzungen der ecoDMS Integration mit Karley

Nachdem wir kostenlos mit Ihnen einmal Ihre Fragen und Bedrüfnisse besprochen und analysiert haben, bekommen Sie von uns ein Angebot über die besprochenen Komponenten und Dienstleistungen, die zur Umsetzung notwendig sind. Dabei arbeiten wir in flexiblen 15Minuten Einheiten, die Sie jederzeit auch erweitern können. Einige Kunden kommen schneller mit der Umsetzung klar als andere – die flexible Abrechnung kommt also allen zu Gute.

Welche Dienstleistungen rund um ecoDMS bietet Karley?

  • Installation von ecoDMS und jeglicher Zusatzsoftware sowie Koordination und Absprechen mit Ihrem Systemhaus oder Cloud Anbieter
  • Beratung für Prozesse um die Arbeit zu vereinfachen
  • Konzeptberatung Papierloses Büro
  • Konfiguration oder Programmierung von beliebigen Schnittstellen zu ecoDMS
  • Integration von ecoMAIL und ecoWORKS zur automatischen Archivierung von z.B. Eingangsrechnungen
  • Sinnvolle Vorbelegung mit den wichtigsten Dokumentarten und Aufbewahrungsfristen
  • Schulung Ihrer MitarbeiterInnnen
  • Analyse von Prozessen und Digitalisierung dieser
  • Erarbeitung einer Verfahrensanweisung
  • Datenschutz Beratung durch unseren Datenschutzbeauftragten

All diese Tätigkeiten können wir mit Ihnen angehen – aber natürlich nur so viel wie Sie möchten. Häufig macht es Sinn auch nicht alles auf einmal durchzuführen, sondern die Prozesse nach und nach zu optimieren.

Sprechen Sie uns gerne an!

Karsten Ley

Gibt es weitere Möglichkeiten, Rechnungen aus JTL zu exportieren?

Ja, es gibt auch Möglichkeiten Rechnungen und Korrekturrechnungen aus JTL zu exportieren und in das einfache ecoDMS zu exportieren. Wir halten diese Möglichkeiten aber nicht für sinnvoll, da z.B. die Vollständigkeit nicht automatisch überprüft werden kann – oder aber Sie oftmals Hand anlegen müssen. Dennoch möchten wir Ihnen diese Möglichkeiten nicht verschweigen:

1. Nutzen Sie einen JTL Workflow

JTL ermöglicht es von Hause aus in einem Workflow, z.B. beim Packen, die Rechnungen automatisch als PDF zu exportieren. Hier könnten Sie einen Pfad erstellen, in dem diese Dokumente abgespeichert werden und Abends mittels der Windows-Aufgabenplanung und einem MOVE Befehl in den Scaninput von ecoDMS verschoben werden. Diese Funktionen führen aber gelegentlich zu Fehlern und erfahrungsgemäß sind nicht immer alle Dokumente exportiert. Dass kann verschiedene Gründe haben. Sie als Unternehmer sind aber verpflichtet, die Vollständigkeit zu gewährleisten.
Um die Vollständigkeit zu prüfen, können Sie nun unseren Rechnungschecker für ecoDMS nutzen. Dieser erstellt ein Protokoll, archiviert dieses und weist Sie auf fehlende Ausgangsrechnungen oder Rechnungskorrekturen hin, die manuell exportiert werden müssen.

Nachteile aus der Praxis:

  • Rechnungen nicht immer vollständig, Sie müssen täglich kontrollieren
  • Rechnungen werden zum Teil mit 0kB Größe exportiert, was zum Stop des Imports in ecoDMS führt
  • Es ist keine Überprüfung der Lückenlosen Archivierung möglich
  • Es werden nur Rechnungen, keine Korrekturrechnungen exportiert

2. Rechnungen per JTL Worker exportieren

Eine weitere Methode ist der JTL Worker, der allerdings nur Rechnungen beim erstellen ausgeben kann:

Nachteile aus der Praxis:

  • Rechnungen nicht immer vollständig, Sie müssen täglich kontrollieren
  • Rechnungen werden zum Teil mit 0kB Größe exportiert, was zum Stop des Imports in ecoDMS führt
  • Es ist keine Überprüfung der Lückenlosen Archivierung möglich
  • Es werden nur Rechnungen, keine Korrekturrechnungen exportiert

3. Manueller abendlicher Export

Eine zuverlässigere Methode als die Anbindung über einen Workflow ist das abendliche manuelle Exportieren aus der Rechnungsübersicht in JTL. Sie markieren alle Rechnungen des Tages und lassen JTL diese als PDF in den Scaninput von ecoDMS exportieren. Auch hier empfehlen wir, anschließend den RechnungsChecker laufen zu lassen, um die Vollständigkeit zu Überprüfen und das Ergebnis zu dokumentieren. Allerdings haben Sie mit diesem Verfahren täglich Arbeit und es sollte nicht vergessen werden!

Nachteile aus der Praxis:

  • Sie müssen jeden Abend daran denken die Dokumente manuell zu exportieren (viel Arbeit)
  • Wer macht den manuelle Aufwand wenn der übliche Mitarbeiter im Urlaub oder Krank ist?
  • Wenn Sie unerwartet den Arbeitsplatz eilig verlassen müssen, bleibt die Aufgabe liegen und so entstehen Archivierungslücken
  • Rechnungen werden zum Teil mit 0kB Größe exportiert, was zum Stop des Imports in ecoDMS führt
  • Es ist keine Überprüfung der Lückenlosen Archivierung möglich

Auch wenn Sie eine dieser 3 – eher nachteiligen – Lösungen für sich einsetzen möchten, stehen wir gerne mit unserem Fachwissen zur Verfügung und können ecoDMS und die Schnittstellen bei Ihnen einführen. Dabei arbeiten wir sehr flexibel und berechnen nur die Zeit, die es auch wirklich braucht – in 15 Minuten Einheiten.

Gerne lassen Sie sich auch vorab kostenlos beraten, was nach unserer Erfahrung die beste Lösung für Ihre Unternehmung ist. Das Kontakformular finden sie hier: Kontaktformular