RechnungsChecker für ecoDMS

Rechnungs Checker für ecoDMS

Sicherlich kennen Sie das Problem, dass die Archivierung für Sie eigentlich schnell gehen muss. Mit der sogenannten Dunkelarchivierung werden Dokumente als PDF in dem ecoDMS Eingang erzeugt und von dort archiviert.

ecoDMS erkennt dann automatisch die Belegnummer und das Datum oder auch z.B. eine Kundennummer. Damit ist Ihr Beleg archiviert und Sie sind zunächst glücklich.

Schauen wir aber einmal in die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) so sehen wir, dass Sie auch für die Vollständigkeit verantwortlich sind und somit immer wieder das System überprüfen müssen. Das könnte also bedeuten, dass Sie täglich die Ausgangsrechnungen in ecoDMS auf Vollständigkeit überprüfen und durchzählen müssen. Danach schreiben Sie sich ein Protokoll, dass Sie das erledigt haben. Ein sehr zäher Vorgang und Hindernis für einige Firmen ein Archivsystem zu nutzen. Aus diesem Grund haben wir den RechnungsChecker programmiert.

Wie arbeitet der RechnungsChecker?

Der RechnungsChecker setzt auf die API von ecoDMS auf. Diese müssen Sie also zunächst aktivieren. Wenn das Programm startet, schlägt es Ihnen den letzten Tag als Überprüfungsdatum vor. Sie können auch einen anderen Bereich wählen. Es sucht im ecoDMS Archiv die kleinste und größte Rechnungsnummer in diesem Zeitraum und überprüft, ob es dazwischen keine Lücken gibt. Fehlen Ausgangsrechnungen oder sind diese nicht in angegebenen Zeitraum archiviert, so bekommen Sie diese angezeigt und können passende Maßnahmen ergreifen.

Welchen Zeitraum kann ich überprüfen?

Wir empfehlen eine zeitnahe Überprüfung, damit auch die Korrektur stattfinden kann. Aber natürlich können Sie den Zeitraum beliebig erweitern. Eine Begrenzung erfolgt durch die API, die maximal eine Suche von über 1000 Dokumenten zulässt. Erreichen Sie diese Anzahl an Rechnungen im Prüfintervall, müssen Sie ein kleineres Prüfintervall auswählen.

Welche Versionen gibt es?

Wir haben eine Freeware und eine Pro Version und ein JTL-Paket mit einer Automatik

Vorteile der Pro Version:

  • Sie können die Suche auf einen Ordner begrenzen.
  • Die Rechnungen können ein Präfix (z.B. MM- oder RE-) besitzen und werden auch gefunden.
  • Wenn die Prüfung abgeschlossen ist, können Sie ein PDF Protokoll archivieren und so nach weisen, dass Sie der Prüfung nachgekommen sind.
Installation und Nutzung der Freeware Version des Rechnungscheckers
Installation und Nutzung der Pro Version des Rechnungscheckers

Systemvoraussetzungen

  • Windows 10
  • ecoDMS Server ab 18.09
  • Microsoft .NET 5.0.3
  • 4 GB RAM und 20 MB Festplattenspeicher

Download

Die Freeware können Sie hier laden: https://www.karley.eu/downloads/RechnungsChecker.zip

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