RechnungsChecker für ecoDMS

Rechnungs Checker für ecoDMS

Sicherlich kennen Sie das Problem, dass die Archivierung für Sie eigentlich schnell gehen muss. Also nutzt man die sogenannte Dunkelarchivierung in der die Dokumente als PDF in den ecoDMS Eingang erzeugt werden und von dort archiviert.

ecoDMS erkennt dann automatisch die Belegnummer und das Datum oder auch z.B. eine Kundennummer. Damit ist Ihr Beleg archiviert und Sie sind glücklich.

Schauen wir aber einmal in die GOBD so sehen wir, dass Sie auch für die Vollständigkeit verantwortlich sind und somit immer wieder das System überprüfen müssen. Das könnte also bedeuten, dass Sie täglich die Ausgangs-Rechnungen in ecoDMS auf Vollständigkeit überprüfen und durchzählen. Danach schreiben Sie sich ein Protokoll, dass Sie das gemacht haben. Also ein sehr zäher Vorgang und Hindernis für einige Firmen ein Archivsystem zu nutzen. Aus diesem Grund haben wir den RechnungsChecker programmiert.

Wie arbeitet der RechnungsChecker?

Der RechnungsChecker setzt auf die API von ecoDMS auf. Diese müssen Sie also zunächst aktivieren. Wenn das Programm startet, schlägt es Ihnen den letzten Tag als Überprüfungsdatum vor. Sie können auch einen anderen Bereich wählen. Es sucht im ecoDMS Archiv die kleinste und größte Rechnungsnummer in diesem Zeitraum und überprüft ob es dazwischen keine Lücken gibt. Fehlen Ausgangsrechnungen oder sind diese nicht in angegebenen Zeitraum archiviert, so bekommen Sie diese angezeigt und können passende Maßnahmen ergreifen.

Welchen Zeitraum kann ich überprüfen

Wir empfehlen eine zeitnahe Überprüfung, damit auch die Korrektur stattfinden kann. Aber natürlich können Sie den Zeitraum beliebig erweitern. Eine Begrenzung ist die API Begrenzung, die maximal eine Suche über 1000 Dokumente zulässt. Erreichen Sie diese Anzahl an Rechnungen im Prüfintervall, müssen Sie ein kleineres Prüfintervall auswählen.

Welche Versionen gibt es?

Wir haben eine Freeware und eine Pro Version.

Vorteile der Pro Version:

  • Sie können die Suche auf einen Ordner begrenzen
  • Die Rechnungen können ein Präfix (z.B. MM- oder RE-) besitzen und werden auch gefunden
  • Wenn die Prüfung abgeschlossen ist können Sie ein PDF Protokoll archivieren um nachzuweisen, dass Sie der Prüfung nachgekommen sind.

Systemvoraussetzungen

  • Windows 10
  • ecoDMS Server ab 18.09
  • Microsoft .NET 5.0.3
  • 4GB RAM und 20MB Festplattenspeicher

Download

Die Freeware können Sie hier laden: https://www.karley.eu/downloads/EcoTool.zip

Link zum Shop