ecoDMS Release 26.01 – Neue ScanApp für mobiles Dokumentenmanagement | Karley Systemhaus

📢 Software-Update · Mai 2026

Von Karley Systemhaus · Recklinghausen · ecoDMS Qualified Premium Partner

ecoDMS hat mit Version 26.01 ein bedeutendes Update veröffentlicht – und das Herzstück ist die neue ScanApp: Dokumente direkt per Smartphone erfassen, ins Archiv übertragen, klassifizieren und verwalten – ganz ohne PC. Als ecoDMS Qualified Premium Partner haben wir den passenden Scanner mit SnapIn in unserem Shop und beraten euch rund um die Einrichtung.

Was ist neu in Release 26.01?

Das Update bringt drei wesentliche Neuerungen, die vor allem Unternehmen mit mobilem Arbeiten oder verteilten Standorten stark profitieren:

ecoDMS ScanApp

Dokumente per Smartphone-Kamera erfassen und direkt ins ecoDMS-Archiv übertragen – inklusive KI-gestütztem automatischem Zuschnitt.

KI-Dokumentenerkennung

Die App erkennt Dokumente bei der Aufnahme automatisch und schneidet Hintergrundbereiche heraus. Mehrseitige Scans werden zu einem PDF zusammengefügt.

Multi-Profil & Webclient

Mehrere ecoDMS-Instanzen und Benutzerkonten in einer App. Klassifizierung und Verwaltung direkt über den integrierten Webclient vom Smartphone aus.

Epson DS-900WN Integration

Direkte Archivierung über das Scanner-Interface des Netzwerkscanners – mit Vorlagenerkennung und automatischer Ablage inklusive Rechnungsnummer-Auslese. Ebenfalls verbessert wurde die Stabilität im automatisierten Scaninput: Das System prüft Dokumente nun dreifach auf Lesbarkeit. Fehlerhafte Dateien werden automatisch markiert und ausgesondert, sodass der Workflow nicht ins Stocken gerät.

Wie funktioniert die ScanApp in der Praxis?

Die Einrichtung ist denkbar einfach: App installieren, per Barcode-Scan mit dem ecoDMS-Server verbinden – fertig. Voraussetzung sind entsprechende Systemberechtigungen im ecoDMS sowie die einmalige Freischaltung des Mobilgeräts durch den Administrator. Danach können Mitarbeiter Dokumente mobil erfassen, prüfen, klassifizieren und archivieren, ohne den Schreibtisch aufsuchen zu müssen.

Besonders praktisch: Die „An ecoDMS senden“-Funktion überträgt erfasste Dokumente direkt aus der App ins Archiv. Über den integrierten Webclient ist anschließend die vollständige Verwaltung möglich – alles vom Smartphone aus.

🛒 Scanner mit SnapIn-Halterung – jetzt in unserem Shop

Den Epson-Netzwerkscanner DS-900WN mit passendem SnapIn haben wir direkt bei uns im Sortiment. Sofort einsatzbereit und perfekt auf ecoDMS 26.01 abgestimmt.

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Live-Demo gewünscht? Wir zeigen es euch!

Ihr möchtet sehen, wie die ScanApp und der neue Netzwerkscanner in eurem Büroalltag funktionieren? Kein Problem – wir führen das System gerne live vor, remote oder bei euch vor Ort in Recklinghausen.Vorführtermin anfragen

Unsere ecoDMS-Leistungen bei Karley

★ ecoDMS Qualified Premium Partner

Als langjähriger ecoDMS Qualified Premium Partner unterstützen wir euch nicht nur beim Kauf der Software, sondern begleiten euch durch den gesamten Lebenszyklus eurer DMS-Lösung:

• Beratung und Lizenzierung von ecoDMS, ecoMAILZ und WORKZ Add-on
• Installation und Einrichtung auf Windows, Linux, macOS und NAS-Systemen
• Einbindung in bestehende IT-Infrastruktur und Netzwerke
• Programmierung von Schnittstellen und Datenbankanbindungen
• Schulungen und Workshops – remote und vor Ort
• Laufender Remote-Support und Wartung
• Vertrieb kompatibler Hardware (Scanner, SnapIn-Zubehör)
• Integration mit anderen Systemen wie Tobit David, ERP und Warenwirtschaft

Ihr seid noch kein ecoDMS-Kunde und überlegt, ob ein DMS der richtige Schritt für euer Unternehmen ist? Sprecht uns an – wir zeigen euch unverbindlich, welche Möglichkeiten sich für eure Situation ergeben.

Alle Neuerungen auf einen Blick: der vollständige Changelog

Neben der ScanApp bringt Release 26.01 eine Reihe weiterer Funktionen, spürbarer Verbesserungen und zahlreicher Bugfixes – hier die wichtigsten im Überblick:

✨ Neue Funktionen

• ecoDMS ScanApp – Scannen und Archivieren direkt per Mobilgerät
• Epson Open Platform Scanner – Netzwerkscanner scannen jetzt direkt in die Inbox oder das Archiv über die Scanner-Oberfläche
• Dokumente drehen im Webclient – jetzt auch in der Inbox möglich
• Mobilgeräteverwaltung – neue Verwaltungsoberfläche für freigegebene Geräte
• Vorlagen direkt in der Inbox bearbeiten – per Kontextmenü auf den Vorlagennamen

⚡ Verbesserungen

• Optimierte Ladezeiten bei großen Archiven
• Verbesserte Duplikaterkennung
• macOS Universal Installer – unterstützt jetzt sowohl Apple Silicon als auch Intel
• Java 21 – Aktualisierung auf aktuelle LTS-Version für mehr Stabilität und Sicherheit
• Drag & Drop Archivierung versionierbarer Dateien – Standardverhalten nun konfigurierbar
• Scaninput-Integrität – dreifache Prüfung, defekte Dateien werden automatisch ausgesondert
• Ordnersortierung im Client korrigiert und vereinheitlicht
• Verbesserte Anzeige bei laufenden Importen (Bearbeiten/Löschen-Button deaktiviert)
• Automatische Neuindizierung bei bestimmten Einstellungsänderungen

🐛 Wichtige Bugfixes

• TLS/SSL: Anmeldung am Webclient war bei aktivierter Verschlüsselung nicht möglich
• ZUGFeRD-Rechnungen: Netto-Gesamtbetrag wurde falsch ausgelesen
• Webclient: Download großer Dateien brach ab
• Webclient: Speichern-Button nach Vorlagenauswahl wurde nicht aktiviert
• Benutzernamen mit Großbuchstaben konnten in der Inbox nicht archivieren
• Klassifizierungserkennung korrigiert
• Schlagwörter wurden nicht korrekt aus der Vorschau übernommen
• WORKZ: E-Mail-Abruf bei Microsoft 365 korrigiert
• Umlaute in Bemerkungen wurden beim Side Panel falsch dargestellt
• Dateien mit 0 KB konnten den Scaninput-Abruf blockieren

Den vollständigen Changelog mit allen Details findet ihr direkt bei ecoDMS: ecodms.de → Changelog 26.01

Was wurde außerdem verbessert und behoben?

Neben den großen neuen Features bringt Release 26.01 eine ganze Reihe von Verbesserungen und Bugfixes, die vor allem den Alltag mit ecoDMS spürbar stabiler und angenehmer machen. Hier die wichtigsten Punkte im Überblick:

⚡ Performance & Stabilität

• Deutlich optimierte Ladezeiten bei großen Archiven
• Verbesserte Duplikaterkennung
• Automatische Neuindizierung bei bestimmten Einstellungsänderungen
• Absturzsicheres Verhalten bei problematischen Dokumenten im Indizierungsprozess

🖥️ Webclient-Verbesserungen

• Dokumente können in der Inbox nun direkt gedreht werden
• Ordner werden alphabetisch aufsteigend sortiert angezeigt
• Korrekte Anzeige der Suchergebnisse
• Bestimmte PDF-Dateien wurden in der Inbox nicht angezeigt – behoben
• Download großer Dateien funktioniert jetzt zuverlässig

🍎 macOS & Plattformen

• Neuer Universal Installer für macOS – unterstützt Apple Silicon und Intel
• Java-Version auf 21 angehoben für mehr Sicherheit und Zukunftsfähigkeit
• Verbesserte Mobilgeräte-Verwaltung direkt in ecoDMS

🧾 E-Rechnung & ZUGFeRD

• Korrektur beim Auslesen des Netto-Gesamtbetrags bei ZUGFeRD-Rechnungen
• Datum bei E-Rechnungsattributen wurde in bestimmten Fällen falsch ausgelesen – behoben
• Wiedervorlagedatum mit E-Rechnungsattributen funktioniert wieder korrekt

🔧 Workflow & Klassifizierung

• Vorlagen in der Inbox können jetzt direkt über das Kontextmenü bearbeitet werden
• Klassifizierungserkennung wurde korrigiert
• Drag & Drop-Verhalten für versionierbare Dateien ist nun konfigurierbar
• Pflichtfelder und Attribute werden beim Anwenden von Vorlagen wieder korrekt angezeigt

🔌 WORKZ & Microsoft 365

• Korrektur des E-Mail-Abrufs bei Microsoft 365
• Fehlermeldungen bei bestimmten E-Mail-Import-Konfigurationen behoben
• E-Mail-Import-Konfiguration zeigt nun wieder den richtigen Scaninput an

Die vollständige Liste aller Änderungen findet ihr im offiziellen ecoDMS Changelog. Wie immer empfiehlt ecoDMS das Update auf die neueste Version – gerne helfen wir euch dabei.

Fazit: Mobiles Archivieren war noch nie so einfach

ecoDMS Release 26.01 ist ein echtes Qualitätsupdate. Die ScanApp schließt eine Lücke, die viele Unternehmen aus dem Alltag kennen: Belege, Lieferscheine und Dokumente, die unterwegs anfallen und erst später mühsam digitalisiert werden müssen. Mit KI-Zuschnitt, direkter Archivierung und vollständigem Webclient-Zugriff vom Smartphone ist das nun Geschichte.

Als euer Partner vor Ort helfen wir bei der Einrichtung – vom ersten Scanner-Scan bis zur vollständigen Archivlösung.

Interesse? Wir sind für euch da.

Ob Beratung, Lizenzierung, Hardware oder Vorführung – nehmt einfach Kontakt auf.

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