Anbindung von ecoMailz an Tobit David Server

Viele kennen die interne Strongbox die Tobit bereits mit David mitliefert und für die Datensicherung genutzt werden können. Eine Anforderung des Gesetzgebers ist die unveränderbare Speicherung von Dokumenten, die für die Buchhaltung relevant sind – und zwar im Original. Diese dürfen nicht veränderbar sein. (GoBD).

Um diese Unveränderlichkeit (Revisionssichere Ablage) mittels Tobits Strongbox zu ermöglichen kann man diese in einen inkrementellen Modus arbeiten lassen. Es wird dann bei der Image Erstellung eine Datei erstellt, in der alle aktuellen Mails archiviert werden. Inkrementell bedeutet, dass neue Dateien hinzugefügt werden. Somit hat man schnell eine gute Sammlung. Seit 27.5.2018 unterliegen Unternehmen allerdings auch der Datenschutzgrundverordnung. Ein Kunde kann also verlangen, das alle seine Daten, sofern Sie nicht andere rechtliche Aspekte wie z.B. die steuerlichen Pflichten dem widersprechen gelöscht werden müssen. Damit ist eine Frage und die Antwort ob eine Ware z.B. morgen kommt oder doch schon heute sicherlich nicht Wert archiviert zu werden.

Da man diese Mail aber kaum manuell z.B. aus dem eigenen Ausgang löschen wird und Tobit inkrementell diese Dateien in der Strongbox ansammelt dürfe es schwer werden diese Mails gemäß DSVGO zu löschen und so seinen Pflichten nachzukommen.  Auch ist es nicht möglich z.B. nach einer bestimmten Mailadresse zu suchen und dann aus archvierten Ordnern diese Mail zu löschen.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen nun eine DSVGO konforme Lösung vorstellen, die Sie sehr gut und auch kostengünstig mit Tobit David einsetzen können: ecoMailZ.

Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Die Datenschutzgrundverordnung bildet ein umfassendes Recht auf Löschung persönlicher Daten in der EU. Diese besagen u.a., dass nicht mehr benötigte Personendaten unverzüglich gelöscht werden müssen. ecoMAILZ macht die Löschung archivierter E-Mails möglich.

Um diesen Forderungen gerecht zu werden kann es u.U. schon ausreichen nur eine Einzelplatz-Lizenz zu kaufen. Das sollten Sie in Abhängigkeit von der Anzahl der Mails machen.  ecoMAILZ kann übrigens auch auf z.B. einem QNAP NAS installiert werden und ist so von Ihrer weiteren IT-Infrastruktur getrennt und sollte so evtl. einen Server weniger belasten.

Die Grundsätzliche Einrichtung von ecoMAILZ ist recht einfach und geschieht dann über einen Browser. Nutzen Sie am besten Microsoft EDGE, da bei Chrome manchmal die Formulareübermittelung nicht richtig im Zusammenhang mit ecoMAILZ funktioniert.

Einrichten der Funktionalität für Tobit David

Öffnen Sie auf Ihrem Server zunächst den Tobit Administrator. Über die Schaltfläche Dienste öffnet sich ein Fenster mit den Tobit David Diensten:

Über die Dienste Console Ihres Servers sollten sie die Startart unbedingt auf „automatisch“ oder „automatisch verzögert“ stellen.

An dieser Stelle können wir den Dienst nur neu starten.

Der Mail-Access Server bietet Ihnen dann einen Zugriff auf Mails per POP oder IMAP Protokoll.

Wenn Sie Ports oder anderes einstellen möchten, so können Sie nun über den Punkt „MailAccess – Server“ diese im Tobit Admin vornehmen.

Wir empfehlen die Grundeinstellungen zu belassen.

Somit hätten wir einen gemeinsamen Verbindungsweg gefunden: Das IMAP4 Protokoll.

Damit wir dieses Protokoll von extern nutzen können benötigen wir einen Nutzer in Tobit, der Remote-Access nutzen kann. Dazu legen sie am besten einen neuen User im Tobit Admin an, und geben diesem die Remote-Access Rechte, sowie ein Passwort.

Um diese Einstellungen zu überprüfen könnten sie jetzt z.B. mit einem beliebigen Mail Programm versuchen auf diesen Mail Account zuzugreifen.

Als Servername können Sie den internen Namen Ihres Servers oder dessen IP Adresse nehmen. Um das Beispiel weiter zu bringen, nehmen wir hier an, das Sie den TOBIT David Server und ecoMAILZ auf dem selben Server mit der IP 192.168.0.10 installiert haben.

Weiter geht es dann mit ecoMAILZ, das Sie in diesem Fall ja über die Adresse: http://192.168.0.10:8888 in Ihrem Browser aufrufen werden. Über die Konfiguration können Sie nun einen neuen sogenannten Konnector anlegen:

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Wählen Sie hier IMAP/POP3 Konto aus. Im folgenden gelangen Sie dann auf folgenden Bildschirm zur Konfiguration des Konnektors:

Nachdem Sie nun einmal die Verbindung prüfen und alles OK ist, können Sie die IMAP Ordner auswählen, die sie sichern möchten.

Es sollten hier der Posteingang und Ausgang zumindest sein.

Da dieses Postfach aber ja kein wirklicher User ist wird das Postfach zunächst leer sein. Hier verwenden wir nun einen Tobit Trick um die Daten hier herein zu bekommen und zwar das DUPLOG. Nutzen Sie dafür die DAVID.INI aus dem David Ordner \\IHRSRV-NAME\DAVID\CODE\ DAVID.INI und suchen nach dem Wort DupLog. Dieses wird in Ihrer Version mit einem Semikolon auskommentiert sein und wir müssen nun neue Einträge hierfür generieren.

Ihr neuer User MailArchiv hat eine USERID – in unserem Fall: 10054000 – diese benötigen Sie.

[quote name=““] DupLog={RX|DocType=2}+\\IHRSRV-NAME\david\Archive\USER\10054000\in\ARCHIVE.DAT
DupLog={TX|DocType=2}+\\IHRSRV-NAME\david\Archive\USER\10054000\out\ARCHIVE.DAT [/quote]

Die obigen Einträge erzeugen einen Link im Eingang des MailArchiv Users auf alle eingehenden und ausgehenden Mails – jeweils ins IN und OUT Verzeichnis. Um den DUPLOG zu starten, müssen Sie einmal den Tobit Servicelayer neu starten. Ab jetzt läuft eine Kopie aller eingehenden und ausgehenden Mails im DUPLOG ein und kann von ecoMAILZ archiviert werden.

Dieses ist nur eine Einführung und einfache Lösung. Alle Mails – auch die des Geschäftsführers würden in diesem Fall im DUPLOG Archiv landen. Besser ist pro Benutzer in der Firma einen ecoMAILZ User zu kaufen und dann per Mail Access direkt auf dieses Postfach zuzugreifen. Jeder User kann dann selbst noch einmal sich in die ecoMAILZ Oberfläche einloggen und seine Daten löschen bzw. durchsuchen – ohne das der Backup-Administrator Zugriff auf alle Daten hat. Gerne beraten wir Sie dazu.

Da allerdings es nur ein Link ist, verschwindet dieser, wenn ein Mitarbeiter die Kopie löscht. Falls ecoMAILZ dann schon die Mail archiviert hat ist alles gut, ansonsten wird diese Mail nicht archiviert. Wir empfehlen also das Scan Intervall in ecoMailz auf eine kurze Zeit zu stellen. In obigem Beispiel haben wir auch noch den Dokumententyp spezifiziert auf Emails. Wenn Sie Tobit David auch für Faxe nutzen, sollten Sie diesen Filter nicht nutzen.

Ich hoffe wir konnten Ihnen eine interessante Anleitung liefern. Sollten Sie weitere Fragen haben, oder aber die Einrichtung lieber unseren geschulten Technikern überlassen wollen, so freuen wir uns über eine Service Anfrage. Im Kreis Recklinghausen kommen unsere Techniker gerne vorbei, aber auch Kunden in ganz Deutschland können wir per Remote Desktop unterstützen. Nutzen Sie einfach unser Kontaktformular.

Wenn Sie ecoMailz kaufen möchten, oder zusätzliche Lizenzen benötigen, so würden wir uns freuen, wenn Sie diese als kleinen Dank für diese Information in unserem Shop kaufen. ecoMailZ-Lizenz kaufen