JTL Rechnungen nach ecoDMS – per API!

JTL Rechnungen nach ecoDMS – per API!

Nachdem wir nun schon Jahre diverse Integrationen von ecoDMS nach JTL Wawi betreuen und eingerichtet haben, gibt es nun einen neuen Schritt. Wir können nun ein Komplettpaket bestehend aus ecoDMS One und der Karley JTL -ecoDMS API Schnittstelle.

Mit dem neuen Paket muss man also nichts mehr kaufen, sondern mietet die Lösung ganz einfach und spart dabei auch noch zu den Anschaffungskosten.

Unterschied ecoDMS und ecoDMS ONE

Der Unterschied in den beiden Versionen ist im wesentlichen die API Integration – für diesen Anwendungsfall. Man kann zwar Dokumente von JTL auch per SCANINPUT und einigen Texten nach JTL bringen. Das Problem dabei bleibt aber die Veränderung im Erkennen und auch der Vollständigkeit. Daten können anders interpretiert werden und so zu Fehlern führen. Eine API ist immer eine Schnittstelle. Diese Schnittstellen können digital miteinander kommunizieren und so die Daten digital übergeben. Sofern also eine API korrekt implementiert wurde, wird eine Rechnungsnummer auch als solche digital übergeben und muss nicht durch eine OCR Software interpretiert werden.
eocDMS One enthält zudem auch ecoWorkflow und ecoMailz. Es ist also einfacher Workflows zu integrieren und auch Emails revisionssicher zu archivieren

Funktionen

Mit der Mietschnittstelle bekommen Sie also eine Lizenz ecoDMS ONE, die Sie auf Ihrem Server oder NAS installieren können. Gleichzeitig bekommen Sie unsere JTL Schnittstelle, die abends Rechnungen und Rechnungskorrekturen aus JTL exportiert und per API an ecoDMS übergibt. Diese werden dann digital verschlagwortet. Später Abends oder morgens lassen Sie auf Ihrem Server unser Prüfscript laufen, dass die Vollständigkeit der Belege überprüft. Alle Tools besitzen eine Email Funktion. Finden wir also Fehler, oder funktioniert etwas nicht, so werden Sie intern benachrichtigt um eingreifen zu können.

Hosting?

Ja, Sie können die Lizenzen auch bei Ihrem Hoster installieren – es muss kein lokaler Server oder NAS sein. Da wir auf die API’s zurückgreifen reicht auch vollkommen ein normaler Server ab Server 2016! Wichtig ist aber, dass Sie genügend Speicherplatz für alle Dokumente haben!

Vertrag?

Wir halten nicht viel von langen Vertragslaufzeiten und möchten niemanden gängeln. Unsere Verträge sind mit 14 Tagen zum Monatsende kündbar. Zudem gibt es eine 30 Tage kostenlose Testlizenz von ecoDMS und auch von unserer Schnittstelle. Sie können also auch kostenlos und unverbindlich beides Testen. Ein Video zu Installation gibt es hier: https://www.karley.eu/ecodms/revisionssichere-archivierung-jtl-ecodms/

Wenn der Vertrag gekündigt wird, dann endet lediglich der Export neuer Daten. Aus ecoDMS wird eine Free4Three Version – also auch hier können Sie dann noch auf Ihre Daten zugreifen und diese dem Finanzamt zur Verfügung stellen. ecoMailz kann dann keine neuen Dokumente mehr importieren und den Workflow benötigen Sie dann eh nicht mehr. Wichtig: Alle Daten bleiben in Ihrem Besitz und zugreifbar. Wir empfehlen solche Daten dann auf virtuellen Maschinen zu sichern.

Service?

Klar gibt es auch Service! Das ist ja unser eigentliches Geschäft.

Folgende Module können wir Ihnen anbieten:

  • Beratung der Einführung und der technischen Notwendigkeiten
  • Konfiguration und Einrichtung der Schnittstellen auf Ihren Rechnern
  • ggf. Nacharchvierung alter Daten
  • Einrichtung von Workflows
  • Monatliche Überwachung der Funktion
  • Wir haben eigene Vorlagen zur Vereinfachung der Archiv Struktur, die wir mit Ihnen durchgehen
  • Analyse Ihrer Prozesse und Digitalisierung dieser mittels ecoDMS
  • Erstellen einer Verfahrensanweisung
  • Programmierung weiterer Schnittstellen zu anderen Nebensysteme

Wenn wir Sie neugierig gemacht haben, finden Sie die Demo Version und weitere Informationen unter folgendem Link: https://www.karley.eu/ecodms/revisionssichere-archivierung-jtl-ecodms/

Gerne vereinbaren Sie auch einen kostenlosen Rückruf für eine unverbindliche Erstberatung im Kontaktformular