Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in einem System

Wie Sie ja wahrscheinlich wissen, gibt es eine Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland. Da ganze ist natürlich mit einigen Vorteilen für Sie verbunden. Gerade wenn Sie ein großes Unternehmen haben, kann eine digitale Zeiterfassung in der Lohnbuchhaltung eine große Hilfe sein. Die automatische Übertragung der Arbeitszeiten und Überstunden Ihrer Mitarbeiter in Ihr System bieten Ihnen einen guten Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten Ihrer Angestellten. Zudem entfällt der Aufwand in der Verwaltung, was noch mehr Effizienz bedeutet. Auch können Sie sich einen Überblick verschaffen, welche Mitarbeiter zeitliche Kapazitäten haben, um eventuell zusätzliche Aufgaben zu übernehmen und welche Mitarbeiter entlastet werden müssen. Die Einsicht über Urlaubs- oder Krankheitsphasen helfen Ihnen ebenfalls dabei, den Personaleinsatz zu optimieren. Ein wichtiger Faktor ist, dass Sie mit einer digitalen Zeiterfassung rechtlich auf der sicheren Seite sind, da Sie vor dem Gesetzgeber die Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten nachweisen können.

Da wir wiederholt gefragt wurden, wie man eine Zeiterfassung auch mit einer Zutrittskontrolle kombinieren kann, möchten wir uns heute dem ganzen in einem kurzen Artikel widmen.

Was geht nicht?

Promag ER750 & ER755

Vielfach bekommen wir Anfrage ob man nicht mit dem Promag ER-755 ein solches System programmieren kann. Der Promag ER-755 ist lediglich ein RFID Lesegerät für MIFARE(r) RFID Karten. Es gibt diesen in 2 Ausführungen. Jeweils 2x mit POE: Sie können die Leser dann über den Netzwerkanschluss mit Strom versorgen und müssen keine zusätzliche Steckdose anbringen. Dann unterscheidet sich der ER-755 und ER-750 darin, das der 755 nicht nur die UID (Seriennummer) der Karte ausließt, sondern besondere Chipsektoren auslesen kann. Das hat einen Sicherheitsvorteil: Diese Sektoren können Sie verschlüsseln und nur wenn das richtige Ergebnis nach dem Passwort zurück gegeben wird, öffnet sich die Tür. Beim ER-750 reicht es wenn man eine RFID Karte mit der selben Seriennummer hat und diese im System frei gegeben ist.

Bei der sicheren ER-755 Version kann ich z.B. auch Karten immer nur zulassen, wenn in bestimmten Sektoren ein entsprechend mit Passworten geschützter Inhalt steht. Es gibt dazu eine Konfigurations-Software und einen Event-Recorder. Der Event-Recorder speichert alle Ereignisse die zu einer Öffnung der Tür führten. Es ist allerdings ein Programm und kein Dienst und muss also ausgeführt werden. Wir haben bei Karley dazu die Protokoll- Beschreibung, so dass man selbst darum auch ein Programm schreiben kann und auch einen Dienst. So eine Programmierung ist allerdings aufwendig und damit Teuer. In der Beschreibung liest man auch im englischen etwas von Schließ-Zeiten. Damit ist die Dauer gemeint mit der das Relais des Promag ER öffnet, bzw schließt und nicht die Möglichkeit zu sagen, das diese Tür nur morgens von 8-19Uhr geöffnet werden kann. Hier kam es schon häufiger zu Missverständnissen. Aufgrund der Protokollbeschreibung kann man allerdings sowohl für Linux als auch für Windows oder Mac einen Server selbst schreiben, der alle Anforderungen erfüllt. Wenn Sie das wünsche, machen Ihnen die Programmierer der Karley dazu auch gerne ein Angebot. Wie Sie sehen ist es aber nur ein Gerät um die Türen zu öffnen – für die Zeiterfassung drum herum, muss man selbst Software schreiben oder beauftragen.

Safescan TimeMoto

TimeMoto von SafeScan ist ein Zeiterfassungssystem. Je nach Variante können Sie damit die Zeiten lokal und in der Cloud Variante auch z.B. per Handy Login erfassen und am Monatsende auswerten.

Es gibt diese auch als PC Version. Neu sind vor allem die Lösungen die den MIFARE Standard nutzen.
Mehr zu TimeMoto hier: https://www.karley.de/index.php?route=product/search&search=Timemoto

Diese Auswertungen gibt es dann in einem CSV Format (für z.B. Datev) – oder eine Einzelauswertung kann auch als PDF exportiert werden und dann z.B: in ecoDMS revisionssicher archiviert werden.

Was TimeMoto aktuell nicht bietet sind Schnittstellen zu RFID Schließsystemen. Damit können Sie also leider keine Türen öffnen. Denkbar ist es nur, ein externes System zu nehmen und die selben Karten zu nutzen. Geht ein Mitarbeiter muss dann aber am einzelnen System die Karte unbrauchbar gemacht werden. Da es sich dabei jedoch um 125KHz Technik handelt empfehlen wir dieses nicht mehr als Zutrittskontrolle zu verwenden.

Karley TimeMoto zu Lexware Exporter

Gerade für kleinere und mittlere Firmen ist es heute wichtig geworden ein elektronisches Zeiterfassungssystem zu nutzen, um allen arbeitsrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Häufig wird aber in solchen Firmen bereits eine Software zur Lohnabrechnung genutzt und ist etabliert und funktioniert sehr gut. Viele Firmen setzen dabei auf Lexware Lohn & Gehalt pro oder sogar die Lexware Professional Software. Diese bietet zahlreiche Abrechnungsmöglichkeiten und auch korrekte Abrechnungen und Meldungen.

Hat man also bereits ein solches System, muss man nun nur noch die Zeiten erfassen. Eine Möglichkeit ist es die Mitarbeiter Stundenzettel schreiben zu lassen und diese dann von einem Vorgesetzten gegenzeichnen zu lassen. Die immer wiederkehrende Aufgabe der Mitarbeiter in der Buchhaltung ist dann das stumpfe Übertragen der Stundenzettel in die Software. Das kostet viel Zeit und Geld.

Günstige, aber gute Zeiterfassungssysteme wie TimeMoto von Safescan bieten auf der anderen Seite keine speziellen Exportmöglichkeiten sondern setzen häufig auf eigene Auswertungen. Nutzt man diese ist man auf das Regelset der Hersteller angewiesen, die nicht unbedingt für die eigene Firma ausreichen und auch ein manueller Übertrag der Zahlen aus der Zeiterfassung ist aufwendig und fehleranfällig.

Wir bieten die Software Karley TimeMoto zu Lexware Exporter sowohl als Kauf, als auch als monatliches Abonnement mit 6 Monate Mindestvertragslaufzeit an.

Mehr Informationen zur Software finden Sie unter: https://www.karley.eu/export-timemoto-lexware/