Karley AnhangExporter zur automatischen Rechnungsarchivierung

Karley AnhangExporter zur automatischen Rechnungsarchivierung

2019

Heute haben wir eine neue kostenlose Software veröffentlicht: Karley AnhangExporter (Englisch: E-Mail Attachment Extractor) – ein kleiner Dienst zur automatischen Rechnungsarchivierung eingehender Rechnung als Anhang zu Mails in Tobit David nach ecoDMS.

Unsere Software ermöglicht es Ihnen den Archivierungsvorgang aus Tobit David zu automatisieren.

Der Karley AnhangExporter wird einfach als Dienst auf Ihrem Tobit David Server installiert und konfiguriert. Sie müssen nur 2 Einstellungen vornehmen:

  • Welchen Tobit David Ordner soll der AnhangeExporter überwachen
  • An welchen Ort sollen die PDF’s und TIFs (Faxe) kopiert werden.

So könnten man z.B. in Tobit David eine Emailadresse anlegen, die rechnungen@IhreFirma heißt und die Sie Ihren Lieferanten mitteilen. Dort sollen die Lieferanten von nun an Ihre Rechnungen und Lieferscheine als PDF Anhang hin senden. Bitten Sie diese auch, dass es nur Rechnungen sind und weisen darauf hin, dass Sie zusätzliche Texte nicht lesen, sondern diese immer Bestandteil der Rechnung sein muss.

Falls Sie z.B. Telefonrechnungen von Ihren Mitarbeitern bekommen, ist das eine gute Lösung, aber natürlich auch für Warenrechnungen.

Jetzt gibt es zahlreiche Möglichkeiten diese Emails in Tobit David zu verwalten. Wir empfehlen für dieses Postfach einen eigenen Ordner zu erstellen. Somit gelangen alle Eingangsrechnungen die an rechnungen@IhreFirma gesandt wurden in diesen Ordner. Der Karley AnhangExporter erkennt die PDF und ggf. auch TIF Anhänge und kopiert diese in einen gewünschten Zielordner.

In Zusammenspiel mit z.B. ecoDMS sollte das der ecoDMS Scaninput sein. In ecoDMS widerum können Sie ja diese Rechnungen vollautomatisch klassifizieren lassen.

So können Sie viel Zeit einsparen, da Sie nun nicht mehr langwierig aus ihren Emails Rechnungen raussuchen müssen und manuell in den ScanInput packen müssen, sondern diese lästige Arbeit unser Serverdienst übernimmt. Für Sie heißt das, dass Sie nach der ersten Installation nie wieder einen Fingerschlag tun müssen und die Anhänge automatisch in dem Importordner von ecoDMS oder einem anderen DMS Programm mit ScanInput Funktion Ihrer Wahl landen.

Features:

  • Automatisiertes einlesen und kopieren
  • Einmalige Einstellung, danach muss man nie wieder etwas am Programm tun
  • Das Programm läuft als Server Dienst und kann somit 24/7 seine Aufgabe erledigen
  • Export von PDF und TIF (Faxe) Dateien zur Auswahl

Das Beste: Die Software ist kostenlos

Die aktuelle Version 1.0 können Sie im folgenden Link kostenlos herunterladen. Sie gilt als Freeware und kann einen Ordner überwachen. Sollten Sie Änderungswünsche oder Probleme habe, so können Sie uns gerne anschreiben. Wir schauen dann welcher Aufwand die Programmierung Ihres Wunsches dauern würde und erstellen ein unverbindliches Angebot. Da die Software kostenlos ist, müssen wir den Support auch auf einen Email Support über die software@karley.eu beschränken. Selbstverständlich leisten wir aber auch gegen Aufwandserstattung telefonisch und per Remote Desktop Hilfe zur Konfiguration oder Einstellungen.

Die kostenlose Freeware der Version 1.0 können Sie hier herunterladen:

https://www.karley.eu/downloads/AnhangExporter.zip