Revisionssichere Archivierung für JTL -> ecoDMS

Gemäß GoBD Neu sind Sie als Unternehmer verpflichtet eine unveränderbare Archivierung verschiedenster elektronisch erzeugter Dokumente zu gewährleisten. Die Unveränderbarkeit wird auch als Revisionssicherheit bezeichnet.

Es gibt verschiedene Dokumente, die in diesen Bereich fallen. Die wichtigsten Dokumente, im Zusammenhang mit einer JTL Warenwirtschaft, sind allerdings die Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften).

Diese Belegarten sind auch nach einer Ausgabe in JTL veränderbar und es ist nicht nachvollziehbar was, wann gemacht wurde. Damit würde aber eine Rechnung abgelegt. Die GoBD Neu verlangt aber, dass diese unveränderlich abgespeichert werden und Änderungen sichtbar sind.

Es gelten für Unternehmer diverse Vorschriften wie das HGB, die GoBD, die AO und auch Steuergesetze, aus denen sich verschiedene Fristen ableiten. Am besten bespricht man die Notwendigkeit der verschiedenen Dokumentenarten mit seinem Steuerberater. Unverbindliche Vorschläge haben wir in Tabellen zusammengestellt, die wir Ihnen in Schulungen oder auch zur weiteren internen Diskussion mit an die Hand geben.

Um eine Revisionssicherheit sicherzustellen, kann man sehr einfach das günstige Dokumentenmanagementsystem ecoDMS nutzen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Dokumente dort zu importieren. Allerdings geht das heute leider nicht vollautomatisch. Und genau hier können wir Ihnen mit dem Rechnungschecker für JTL und ecoDMS helfen.

Möglichkeiten, Rechnungen aus JTL zu exportieren

JTL Workflow

JTL ermöglicht es von Hause aus in einem Workflow, z.B. beim Packen, die Rechnungen automatisch als PDF zu exportieren. Hier könnten Sie einen Pfad erstellen, in dem diese Dokumente abgespeichert werden und Abends mittels der Windows-Aufgabenplanung und einem MOVE Befehl in den Scaninput von ecoDMS verschoben werden. Diese Funktionen führen aber gelegentlich zu Fehlern und erfahrungsgemäß sind nicht immer alle Dokumente exportiert. Dass kann verschiedene Gründe haben. Sie als Unternehmer sind aber verpflichtet, die Vollständigkeit zu gewährleisten.
Um die Vollständigkeit zu prüfen, können Sie nun unseren Rechnungschecker für ecoDMS nutzen. Dieser erstellt ein Protokoll, archiviert dieses und weist Sie auf fehlende Ausgangsrechnungen oder Rechnungskorrekturen hin, die manuell exportiert werden müssen.

Manueller abendlicher Export

Eine zuverlässigere Methode als die Anbindung über einen Workflow ist das abendliche manuelle Exportieren aus der Rechnungsübersicht in JTL. Sie markieren alle Rechnungen des Tages und lassen JTL diese als PDF in den Scaninput von ecoDMS exportieren. Auch hier empfehlen wir, anschließend den RechnungsChecker laufen zu lassen, um die Vollständigkeit zu Überprüfen und das Ergebnis zu dokumentieren. Allerdings haben Sie mit diesem Verfahren täglich Arbeit und es sollte nicht vergessen werden!

Mit dem Rechnungschecker und Exporter für ecoDMS & JTL Rechnungen und Rechnungskorrekturen automatisch aus JTL in ecoDMS importieren und archivieren

Dokumente vollautomatisch von JTL Warenwirtschaft exportieren

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir von Karley ein Tool programmiert, dass automatisch die Belege Rechnungen und Korrekturrechnungen als PDF exportieren kann.

Der RechnungsExporter für JTL ist ein Tool, das die täglich anfallenden Rechnungen / Rechnungskorrekturen aus JTL in jeweils eine PDF-Datei exportiert und diese mittels der ecoDMS-API in ecoDMS archiviert. Als Suchkriterium wird automatisch die Belegnummer und der Belegtyp gewählt. So sind alle Dokumente sehr einfach auffindbar. Damit das automatisch funktioniert, wird der RechnungsExporter in die Windows Aufgabenplanung eingefügt und startet sich so automatisch, wann Sie es wollen. Wir empfehlen einen Start am Abend. Damit wird Ihr Server entlastet und die Mitarbeiter können tagsüber schneller und ohne Server-Auslastungen weiter arbeiten. Die Konfiguration des RechnungsExporter nehmen Sie in der Konfiguration unseres Rechnungscheckers vor, der Teil dieses Programmpakets ist.

Hier wird zum einen die Datenbankverbindung zu JTL und auch die API für ecoDMS konfiguriert. Beides sollte also auf dem Server installiert und betriebsbereit sein. Die möglichen Einstellungen dazu sehen Sie weiter oben.

Eine Überprüfung ist wichtig!

Der zweite Teil eines Exports ist eine Überprüfung. Mittels dem RechnungsChecker können Sie nun überprüfen, dass das der RechnungsExporter für JTL auch funktioniert und alle Belege ordnungsgemäß archiviert sind.

Fehlen Rechnungen oder sind in ecoDMS nicht auffindbar, sendet Ihnen der RechnungsChecker eine E-Mail, damit Sie über den Fehler informiert sind und eingreifen können. Der RechnungsChecker ersetzt leider nicht die Pflicht, als Unternehmer gelegentlich Stichproben durchzuführen, um sicher zu stellen, dass das System noch einwandfrei läuft. Es kann Ihnen aber die Arbeit erleichtern und die sollte zu weniger Stichproben führen und wird schneller in größeren Mengen von Rechnungen fehlende identifizieren als es ein Mensch kann.

Der RechnungsChecker kann sowohl vollautomatisch betrieben werden als auch manuell. Zunächst einmal müssen Sie den Rechnungschecker aber konfigurieren.

Funktionsweise RechnungsChecker

Wenn das Programm startet, schlägt es Ihnen den letzten Tag als Überprüfungsdatum vor.

Der RechnungsChecker sucht im ecoDMS Archiv die kleinste und größte Rechnungsnummer in dem angegebenen Zeitraum und überprüft, dass es dazwischen keine Lücken gibt. Fehlen Ausgangsrechnungen oder sind diese nicht in dem angegebenen Zeitraum archiviert, so bekommen Sie diese angezeigt und können passende Maßnahmen ergreifen.

Welchen Zeitraum kann ich überprüfen

Mit einem weiteren Tool (Rechnungschecker) wird dann die Archivierung in ecoDMS überwacht und auch nach Lücken gesucht.

Wir empfehlen eine zeitnahe Überprüfung, damit auch Korrekturen frühzeitig stattfinden können. Aber natürlich können Sie den Zeitraum beliebig erweitern. Eine Begrenzung ist durch die ecoDMS-API vorgegeben, die maximal eine Suche über 1.000 Dokumente zulässt. Erreichen Sie diese Anzahl an Rechnungen im Prüfintervall, müssen Sie ein kleineres Prüfintervall auswählen.

In unserem Rechnungs-Checker Toolset haben wir also 3 Programme:

FreewarePro VersionJTL-Version
Rechnungs-Checker
(Überprüfen von Rechnungsnummern auf Plausibilität im Archiv)
Überprüfung von Rechnungen mit Prefix (z.b. RE-)
Begrenzung der Suche auf bestimmte Ordner
Abspeicherung eines Prüfprotokolls in ecoDMS Scaninput
Abspeicherung eines Prüfprotokolls in ecoDMS per API AutoArchiv
Automatische Archivierung von Rechnungen und
Korrekturrechnungen aus JTL Wawi (Rechnungs-Exporter)
Nutzung der Rechnungsnummern und Korrekturnummern
aus JTL für die Überprüfung der Vollständigkeit
Einrichtung per Remote Desktop durch Karley, 60 Minuten
Preiskostenlos30€299€
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Systemvoraussetzungen

  • Windows 10 (ab Windows 7)
  • ecoDMS Server ab 18.09
  • Microsoft .NET 5.0.3
  • 4GB RAM und 20MB Festplattenspeicher
  • freie ecoDMS API Lizenzen für Upload der Rechnungen und Protokolle

Download

Die Freeware können Sie hier laden: https://www.karley.eu/downloads/RechnungsChecker.zip

Kostenlose 30 Tage Testlizenzen

Um die einzelnen Funktionen des Rechnungs-Exporters für JTL Wawi zu testen, stellen wir Ihnen gerne eine 30 Tage Testlizenz zur Verfügung. Senden Sie uns einfach eine Mail und wir generieren für Sie – völlig unverbindlich – einen Lizenzschlüssel. Damit können Sie 30 Tage lang alle Funktionen ausprobieren und sich davon überzeugen wie der RechnungsExporter Ihre Arbeit vereinfachen kann.

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